Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Когда выдавать расчетный листок по заработной плате

Когда выдавать расчетный листок по заработной плате

Когда выдавать расчетный листок по заработной плате

Правила оформления и выдачи расчетных листков


Важное 21 февраля 2020 г. 11:24 Автор: Куревина Л., эксперт журнала Журнал «» № 2/2019 Минтруд периодически в своих письмах напоминает работодателям о той или иной их обязанности в сфере трудовых отношений. Недавно, в Письме от 23.10.2018, № 14-1/ООГ-8459, чиновники ведомства отметили, что работодатель в соответствии с трудовым законодательством обязан информировать работника о составляющих его заработной платы, то есть оформлять расчетные листки, и отменить эту обязанность ни соглашением с работником, ни коллективным договором нельзя.

О том, как нужно оформлять и выдавать работникам расчетные листки, расскажем в статье.

С целью защиты права работника на своевременное получение заработной платы в полном объеме согласно ст. 21 ТК РФ Трудовой кодекс предусматривает, что работодатель каждому работнику (в том числе совместителям) выдает письменный расчет зарплаты. При этом о расчетном листке по-прежнему говорится только в ст.

136 ТК РФ, исходя из которой при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

  1. о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
  2. об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
  3. о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период (такими частями в силу ст. 129 ТК РФ являются вознаграждение за труд, компенсационные и стимулирующие выплаты);
  4. о размерах и об основаниях произведенных удержаний. К таким удержаниям, в частности, относятся НДФЛ, неизрасходованный и несвоевременно возвращенный аванс, взыскиваемые с работника-должника по исполнительным документам суммы, в том числе алименты, сумма за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ);

Что касается формы расчетного листка и порядка его выдачи, то, как и раньше, эти вопросы регулируются непосредственно работодателем. При этом следует руководствоваться письмами Минтруда и Минфина. Итак, форма расчетного листка согласно ст.

136 ТК РФ утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Применение в учреждении формы выдача расчетного листка, не утвержденной работодателем, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Прежде чем разобраться с содержанием расчетного листка, отметим, что он может быть в двух формах:

  1. электронной.
  2. бумажной;

Несмотря на то что об электронной форме в ст. 136 ТК РФ ничего не говорится, на возможность уведомления работников в такой форме указал Минтруд в Письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.

Порядок направления расчетного листка при этом следует закрепить в трудовом договоре (если такая форма уведомления установлена для некоторых работников), коллективном договоре, локальном нормативном акте. Что касается самой формы расчетного листка, то в Письме Минфина РФ от 14.04.2016 № 02-06-05/21573, в частности, сказано, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н:

  1. расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402);
  2. карточки-справки (ф. 0504417), которая применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения и в которой отражаются суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.

В расчетном листке отражаются табельный номер отработанные дни (часы) составные части зарплаты размер пособий по временной нетрудоспособности компенсация за нарушение срока выплаты зарплаты и других выплат размеры и основания произведенных удержаний общая денежная сумма Не нужно отражать в расчетном листке иные выплаты, не перечисленные в ст.

136 ТК РФ, например (Письмо Минтруда РФ от 26.02.2016 № 14-2/В-154

«О включении в расчетный листок командировочных расходов»

) и . При этом в расчетном листке указываются суммы дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию (п.

8 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ

«О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»

). Примерная форма расчетного листка приведена ниже. Расчетный листок Учреждение Подразделение/код/табельный номер Ф.

И. О. Должность/профессия Оклад (руб.) Месяц/год Рабочие дни Рабочие часы (40-часовая рабочая неделя) Начислено Период Дни Часы Сумма (руб.) Удержано Период Сумма (руб.) Зарплата за отработанное время НДФЛ Пособие по нетрудоспособности Ежемесячная премия Доплата за работу в выходные (праздничные) дни Выплата за стаж непрерывной работы Всего начислено Всего удержано Выплачено Дата Сумма (руб.) Аванс Зарплата Пособие по нетрудоспособности Всего выплачено Остается отметить, что законодательством не предусмотрено требование подписывать расчетные листки и заверять их печатью, но работодатель может установить его самостоятельно.

В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза.

Однако согласно Письму Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны. Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.

Кроме того, выдавать расчетный листок нужно при увольнении работника, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются и за что. А вот выдавать листок при выплате отпускных не требуется, несмотря на то что данная выплата считается оплатой труда за неотработанное время.

Роструд на сей счет сообщил, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать в данном случае расчетный листок не нужно (Письмо № 5277-6-1). Конкретных указаний по поводу дня выдачи листка нет, так что работодатель определяет его сам.

Это может быть как непосредственно день зарплаты, так и день, предшествующий ее получению. В любом случае день выдачи листка не зависит от того, каким способом выдается зарплата: в кассе учреждения или через банковскую карту.

В Трудовом кодексе говорится о самом факте выплаты зарплаты, влекущем обязанность выдачи расчетного листка, а способы выплаты не уточняются (Письмо Минтруда РФ от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459). Порядок подтверждения выдачи сотрудникам расчетных листков законодательством также не определен, но лучше бы позаботиться о таком подтверждении, чтобы избежать проблем с контролирующими органами. Бумажный расчетный листок можно выдать под подпись лично сотруднику, для передачи же листка по электронным каналам связи нужно предусмотреть техническую возможность подтверждения получения документа сотрудником.

При бумажного выдача расчетного листка можно предусмотреть в нем отрывную часть, в которой работники будут расписываться в получении, либо разработать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут ставить свои подписи.

В журнале должно быть зафиксировано, в какой день выдан расчетный листок по заработной, кому (фамилия, имя, отчество, должность, структурное подразделение), за какой период, и проставлена подпись работника. Приведем пример: _________________________________________ (наименование учреждения) Журнал учета выдачи расчетных листков за __________/_________ г.

Подразделение учреждения № п/п Дата выдачи расчетного листка Ф. И. О. работника Должность работника Подпись Ответственный за выдачу расчетных листков ______________ ____________ _______________ должность подпись расшифровка подписи Для подтверждения выдачи расчетного листка также можно внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться в получении листка.

Говоря о порядке выдачи расчетных листков, нужно помнить, что доходы физического лица относятся к персональным данным работника (п.

1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). В силу ст. 7 Федерального закона № 152-ФЗ третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных. Поэтому лиц, ответственных за выдачу расчетных листков, следует предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности).
Поэтому лиц, ответственных за выдачу расчетных листков, следует предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности).

Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02-06-05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит. Согласно п. 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.

При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.

В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

А на основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат хранятся:

  1. при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.
  2. при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;

* * * В заключение обратим ваше внимание на то, что расчетный листок по заработной является обязательным документом. За его невыдачу (а также за неутверждение его формы) работодателю грозит административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Даже если работник отказывается от получения расчетного листка, вы должны его вручить либо зафиксировать факт отказа.

Из писем компетентных ведомств следуют такие выводы: 1.

Расчетный листок можно выдавать один раз в месяц при выплате второй части зарплаты, а также при увольнении.

2. Расчетные листки выдаются независимо от того, в какой форме (наличной или безналичной) выдается зарплата работникам. 3. Форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем с учетом мнения представительного органа работников. При всем этом порядок выдачи расчетных листков (в том числе сколько раз в месяц он выдается, в какой форме – бумажной или электронной), а также способ подтверждения их получения работниками работодатель устанавливает самостоятельно в локальном акте организации.

С данным актом работников нужно ознакомить под подпись.

Нюансы выдачи расчетных листков работникам по зарплате согласно трудовому кодексу

16 сентября 2020Статья рассказывает, как должна осуществляться выдача расчетных листков по зарплате согласно нормам трудового кодекса.Важно!

Основная функция расчетного листка ­– это информирование сотрудника о полученных им средствах. Уведомлять следует не только постоянных работников, но и совместителей.Причем листок по зарплате требуется независимо от способа перечисления денежных средств.

Деньги могут выдаваться наличными через кассу или перечисляться на карту.

Расчетный документ выдается в обоих случаях.Закон не утвердил сроки и порядок, как должны выдаваться расчетные листки.

Поэтому порядок можно утвердить самостоятельно.

Такую позицию поддержал Роструд. Письмо № 739-6-1 датировано мартом 2010 г.Сумма удержаний ограничивается законом.

Больше пятидесяти процентов из заработка удержать не могут.Унифицированные формы утверждены Госкомстатом. Приказ № 1 принят в январе 2004 г.

Однако среди утвержденных форм отсутствует листок по заработной плате. Поскольку положение формы не содержит, руководитель утверждает ее самостоятельно.Расчетный листок по заработной плате должен содержать основные сведения.

В листке указывается сумма к выплате сотрудникам и удержания.Согласно ст.

122 ГПК документ должен отражать и другие суммы:

  1. возмещения при расторжении контракта.
  2. отпускные;
  3. компенсации за несоблюдение сроков оплаты труда;

Обязательно делать отдельную строку для этих перечислений.Составляющие заработка указывает ст. 129 ТК РФ. Ведь к стандартному окладу прибавляются другие выплаты.6 основных причин для выплаты надбавок:

  1. усердный труд.
  2. выслуга лет.
  3. получение классного чина. Причем в случае повышения чина надбавка также увеличивается.
  4. работа с ненормированным графиком;
  5. особые условия трудовой деятельности.
  6. выполнение обязанностей за отсутствующего работника.

Порядок, как именно выплачивать вознаграждения, и сколько составляет выплачиваемая сумма, фиксируется локальными актами.Если работнику выдаются подарки, то сведения об этом вносятся в документы.Удержания также отражаются в документах.

Пишется, сколько составляют алименты, налог на доходы физ. лиц и другие отчисления из заработка.Выдавать расчетные листки нужно с определенным количеством граф, чтобы отражались все суммы к выплате.Выдавать расчетный листок можно после того, как профсоюзная организация утвердит форму документа. Профсоюз учитывает мнение большинства работников на предприятии.

Профсоюз учитывает мнение большинства работников на предприятии.

Поэтому порядок выдачи расчетных листков считается соблюденным после утверждения профсоюзом.Ответ о том, утверждается бланк или нет, должен быть предоставлен не позднее пяти дней.Зачастую в компании нет профсоюза или другого органа, защищающего интересы трудящихся.

Правила выдачи расчетных листков по зарплате будут соблюдены, если руководитель утвердит форму документа своим распоряжением.Случается, что между директором компании и представительным органом возникает спор, как производится выдача расчетных листков по зарплате согласно положениям трудового кодекса.

Спорные вопросы решаются судами.При обращении к инспекторам по труду, контролирующая организация должна провести проверку не позднее одного месяца.2 способа утверждения бланка:

  1. проставить гриф утверждения на документе.
  2. издать распоряжение;

Более удобным является первый способ, поскольку документ выдается без дополнительных грифов утверждения.Нужно предоставить в распоряжении сведения о том, что учтено мнение профсоюза. Указать реквизиты решения профсоюзной организации.На вопрос о том, что такое расчетный листок, есть простой ответ. Это документ, отражающий сведения о заработной плате сотрудника.

Выдаваться он должен при каждой выплате вознаграждение. Поэтому расчетный лист выписывается дважды: при выплате заработной платы и аванса.Зачастую сотрудники не извещаются за тот период, когда платится аванс.

Но нарушением закона это являться не будет, поскольку впоследствии производится полноценное информирование.Закон не обязывает информировать о выплаченной сумме в какой-либо строгой форме.

Некоторые компании просто отдают извещения сотрудникам на руки.Обязанность выдавать извещения под роспись отсутствует. Но желательно зафиксировать порядок предоставления уведомлений.Приведем пример.

Компания «Ремсервис» регулярно выдавала своим специалистам документы, подтверждающие факт оплаты.

Квитанции выдавались просто на руки, без подписи. Когда пришел с проверкой инспектор по труду, некоторые сотрудники заявили, что листков не получали. Было зафиксировано нарушение, поскольку выданные документы нигде не фиксировались.Поэтому, хорошо, когда компании понимают, насколько важно корректно вести делопроизводство.Согласно трудовому законодательству работодатели не обязаны выдавать расчетные документы под роспись.

Однако во избежание проблем с проверяющими организациями можно вести запись.

Руководитель своим распоряжением назначает человека, ответственного за выдачу финансовой документации.2 удобных способа учета выдачи листков:

  1. записывать выданные листки в специальный журнал;
  2. вести список работников и выдавать документы под роспись.

Окончательное решение о том, как именно вести делопроизводство, остается за руководителем фирмы.Заверку печатью обычно не делают. Если работник просит, фирма может ставить печать, это не будет нарушением.

Сотрудник может попросить поставить печать, поскольку зачастую судьи отказываются принимать незаверенные документы.Санкции для компаний установлены административным законодательством.С уполномоченного лица могут взыскать сумму до пяти тысяч рублей.

Штрафы для организаций выше, составляют до пятидесяти тысяч рублей.Вместо штрафа могут приостановить предпринимательскую деятельность на срок до девяноста суток.Кроме того, листок принимается судом в качестве доказательства.

Например, человек может сказать, что ему не доплатили.Работники имеют короткий срок для судебной защиты своих прав.

Судьи зачастую восстанавливают срок, если человек не получил лист об оплате. Поэтому лучше выдать документ, чтобы обезопасить себя от возможных претензий.Документ также будет служить доказательством в налоговых спорах.

Предприятие сможет подтвердить расходы на выплату вознаграждений сотрудникам с его помощью.

  1. Расчетный листок – это надлежащая форма уведомления. Выдача расчетного листка сотрудника по заработной плате нужна, чтобы человек знал, сколько составляет его доход, и какие из него делаются удержания.
  2. Важно сохранять конфиденциальные сведения в тайне, поэтому компания может вести электронный каталог.
  3. Сотрудников обязательно следует уведомлять о выплате вознаграждения.
  4. Чтобы избежать штрафов, нужно разработать образец бланка и систематически уведомлять сотрудников о выдаваемой сумме.

Как правильно выдавать расчетный листок работнику?

На первый взгляд, передача расчетных листков по электронной почте — современный, быстрый и экономичный способ информирования работников о составе и сумме их заработной платы.

Но не все так просто. Персональные данные работника, содержащиеся в расчетном листке, должны быть специальным образом защищены при их передаче через интернет. Пока в этом вопросе не все однозначно: Минтруд не видит препятствий для передачи расчетных листков по электронной почте, а ФСБ категорически запрещает это делать, если работодатель не выполнит комплекс мероприятий по защите персональных данных.
Пока в этом вопросе не все однозначно: Минтруд не видит препятствий для передачи расчетных листков по электронной почте, а ФСБ категорически запрещает это делать, если работодатель не выполнит комплекс мероприятий по защите персональных данных. Все подробности — в нашем материале.

Трудовое законодательство предъявляет определенные требования к расчетному листку — к составу указываемых в нем сведений и обязанностям работодателя, связанным с его передачей работникам (ст.

136 ТК РФ). Расчетный листок содержит в себе персональные данные работника — как минимум, это размер его заработной платы. Разглашение такой информации по закону не допускается (ст.

88 ТК РФ, ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). В итоге работодатель вправе отправить работнику расчетный листок через интерфейс почтового интернет-сервиса, если он одновременно выполнит:

  1. требования трудового законодательства — предусмотрит в своих локальных нормативных актах условие о возможности передачи расчетных листков посредством электронной почты и оформит все необходимые сопутствующие документы.
  2. требования законодательства о защите персональных данных — осуществит комплекс мер для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;

Если все это не сделать, работодателя ждут серьезные наказания (об этом расскажем далее).

А теперь детальнее остановимся на законодательных требованиях, обязательных для выполнения работодателем при передаче расчетных листков по электронной почте.

Учитывая, что расчетный листок содержит персональные данные работника, для его законной отправки сотруднику через интернет работодателю придется выполнить требования федерального закона о персональных данных, а также постановлений и приказов в сфере защиты персональных данных:

  1. Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 3, 6, 7, 19 и др.);
  2. другие НПА в сфере обработки и защиты персональных данных.
  3. Приказы ФСБ России от 10.07.2014 № 378 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер.», от 09.02.2005 № 66 «Об утверждении Положения о разработке, производстве, реализации и эксплуатации шифровальных (криптографических) средств защиты информации»;
  4. Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных.», от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке.»;
  5. Приказы ФСТЭК от 18.02.2013 № 21, от 13.06.2001 № 152;

Работодателю следует помнить, что передача (подготовка передачи) персональных данных по электронной почте без использования сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации (СКЗИ) запрещена, так как не обеспечивает защиту персональных данных от раскрытия, модификации и навязывания (ввода ложной информации). Кроме того, в целях обеспечения безопасности персональных данных их передача по электронной почте допустима только при выполнении базовых мер: реализации антивирусной защиты (АВЗ.1), обеспечение защиты персональных данных от раскрытия и модификации (ЗИС.3) и других необходимых мер.

Про расчетный листок в ТК РФ содержится мало информации (ст. 136 ТК РФ):

  1. форму расчетного листка и порядок его выдачи работодатель определяет самостоятельно с учетом мнения профсоюзного органа в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.
  2. с его помощью работодатель исполняет обязанность по информированию сотрудников о составных частях их зарплаты, начисленных и удержанных суммах, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате;

Но о том, как работодателю передавать расчетный листок своим сотрудникам (на бумаге или в электронном виде), в ТК РФ не сказано. Для дистанционных работников возможность получения электронных расчетных листков реализуется в рамках обмена электронными документами (ст.

312.1 ТК РФ). Несмотря на жесткие законодательные ограничения в вопросах обеспечения защиты персональных данных, чиновники Минтруда и эксперты сайта «Онлайнинспекция. РФ» не видят особых препятствий в возможности передачи расчетных листков по электронной почте. Остановимся подробнее на их разъяснениях.

Минтруд не возражает против передачи расчетных листков по электронной почте, если такой способ закреплен в локальном акте компании (Письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Эксперты сайта «Онлайнинспекция.

РФ» считают так же: что работодатель вправе отказать работнику, просящему отправить ему расчетный листок по электронной почте, если такой способ не предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Однако ранее эксперты этого сервиса выступали категорически против отправки расчетного листка по электронной почте. Свою позицию они обосновывали ссылкой на ст.

136 ТК РФ, обязывающую работодателя исключительно в письменной форме извещать работников о частях и размерах их зарплаты (вопрос № 18276 от 16.09.2014). Но спустя некоторое время их разъяснения по этому вопросу стали менее категоричными.

В одном из ответов они высказались аналогично разъяснениям Минтруда: если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положений действующих норм трудового законодательства (вопрос № 99711 от 25.07.2018, вопрос № 120279 от 28.02.2020).

Если работодатель способен выполнить все требования действующего законодательства по защите персональных данных, для передачи расчетных листков по электронной почте ему необходимо осуществить еще ряд обязательных действий по документальному обоснованию такого способа у себя в компании.

Это поможет обезопаситься от претензий со стороны проверяющих и при необходимости доказать правомерность своих действий в суде в спорах с сотрудниками.

Наши подсказки помогут это сделать.Подсказка 1.

Утвердите форму электронного расчетного листа отдельным приказом.

Как составить такой приказ, показано в образце: С приказом ознакомьте всех сотрудников под роспись. Обратите внимание: законодательство не требует обязательного указания в расчетном листке фамилии, имени и отчества работника. Вместо ФИО можно указывать табельный номер, что позволит в случае утраты конфиденциальности данных расчетного листка не допустить разглашения персональных данных работника.Подсказка 2.

Согласуйте форму электронного расчетного листка с профсоюзным органом. Это условие прописано в ст. 136 ТК РФ и должно выполняться работодателем, если в компании функционирует представительный орган работников.Подсказка 3.

Соберите с работников заявления о получении расчетного листка по электронной почте. Заявление пишется на имя руководителя компании (или адресуется иному ответственному лицу по правилам, установленным в компании) и содержит указание на электронный адрес, на который работник будет получать электронный расчетный листок, а также иную необходимую информацию.Подсказка 4. Пропишите порядок передачи электронных расчетных листков в локальном нормативном акте или трудовых договорах с сотрудниками.

В качестве локального нормативного акта, к примеру, может выступать коллективный договор или положение об оплате труда.

Образец выдержки из положения об оплате труда: С локальным нормативным актом ознакомьте сотрудников под роспись.Подсказка 5. С каждого работника возьмите письменное согласие на обработку персональных данных. Сведения, содержащиеся в расчетном листке, являются персональными данными конкретного сотрудника, которые работодатель не вправе разглашать другим работникам без его письменного согласия (ст.

88 ТК РФ, ст. 7 Закона № 152-ФЗ).Подсказка 6.

Обеспечьте хранение расчетных листков. Расчетные листки необходимо хранить 6 лет после года, в котором их составили (п.

295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). А при отсутствии лицевых счетов — 75 лет. Чиновники не возражают против хранения расчетных листков в электронном виде.

Важно, чтобы у компании была возможность их представления по запросу проверяющих (Постановление АС Уральского округа от 14.12.2016 № Ф09-10983/16). Работодателю придется серьезно позаботиться об обеспечении защиты электронных расчетных листков при их хранении. При организации такой защиты следует руководствоваться законодательными требованиями в области защиты персональных данных.

Многие работодатели уже освоили безбумажные технологии и передают работникам расчетные листки в электронной форме. Однако вопросов по этому поводу возникает немало. Представляем вам подборку разъяснений экспертов сайта «Онлайнинспекция.

РФ» по расчетным листкам, выдаваемым в электронной форме.

  1. Можно ли размещать расчетные листки на корпоративном портале?

Чиновники не против размещения расчетных листков в электронном виде на корпоративном портале компании и не считают обязательным оформление работником письменного согласия на получение расчетных листков подобным образом (вопрос № 112886 от 15.08.2019).

Получается, что работодатель вправе размещать расчетные листки в электронном виде на корпоративном портале компании, где каждый работник, введя пароль, смог бы увидеть (распечатать, сохранить) свой расчетный листок. При этом у каждого сотрудника должен быть индивидуальный логин и пароль, а в компании должна быть разработана инструкция по доступу и работе с порталом, с которой все сотрудники должны быть ознакомлены. Трудовая инспекция, по мнению экспертов, при таком способе выдачи расчетных листков не будет иметь оснований для привлечения работодателя к административной ответственности за невыполнение информационной обязанности по ст.

136 ТК РФ.

  1. Можно ли выдавать расчетные листки по СМС?

Эксперты сайта «Онлайнинспекция.РФ» высказались против выдачи расчетных листков путем рассылки через СМС. Позицию обосновали ссылкой на ст.

136 ТК РФ, в которой содержится требование о предоставлении работнику расчетного листка в письменном виде.

По их мнению, предоставление расчетного листка по СМС не является соблюдением данного требования (вопрос № 26331 от 19.12.2014).

  1. Можно ли высылать расчетные листки на электронный адрес третьего лица?

Работодатели, передающие расчетные листки по электронной почте, по мнению экспертов сайта «Онлайнинспекция.РФ», не вправе отправлять листки на адрес третьего лица, к примеру бригадира (вопрос № 98625 от 18.06.2018). При этом не имеет значения, что сотрудники напишут заявление с просьбой о такой форме передачи расчетного листка, а сами расчетные листки представляют собой запароленные pdf-файлы с персональным паролем для каждого сотрудника. Дело в том, что при направлении расчетных листков на e-mail бригадира невозможно доказать, что работник получил свой листок.

Таким образом, работодатель в случае спора не сможет доказать выполнение своей обязанности об уведомлении работника о составных частях заработной платы. Следовательно, направление расчетных листков на почту третьего лица не допускается. Если же сотрудник, в компании которого закреплен порядок передачи расчетных листков в электронном виде, по каким-либо причинам не может их получать, есть выход — информировать его о составе и размере зарплаты работодатель может через линейного руководителя при наличии доверенности, удостоверенной директором компании (вопрос № 135649 от 17.08.2020).

  1. Нужно ли получать подпись работника в получении расчетного листка?

Работодатель обязан выдавать работникам расчетный листок при выплате заработной платы.

При этом законодательством не установлено требование о выдаче его под роспись. Однако несмотря на это, эксперты сайта «Онлайнинспекция.РФ» рекомендуют выдавать его под роспись, что подтвердит в случае необходимости факт выдачи (вопрос № 80194 от 21.11.2016).

Эксперты также не видят необходимости в получении подписи работника и в том случае, если расчетный листок выдан, к примеру, в специальном терминале (вопрос № 89532 от 01.09.2017). В подобных терминалах расчетные листки заведены на каждого работника. Информация по ним выбирается по уникальному табельному номеру на зачипированном пропуске, то есть защищена.

Для работника имеется возможность распечатать расчетный листок в любое удобное для него время. А в том случае, если в компании расчетные листки выдаются электронным способом и в трудовых договорах, коллективном договоре или локальном нормативном акте этой компании предусмотрена обязанность сотрудников расписываться в журнале выдачи расчетных листков, выполнять такое требование обязательно (вопрос № 107986 от 22.03.2019).

  1. Как часто работодатель обязан выдавать расчетные листки?

О количестве расчетных листков, которые работодатель обязан передавать работнику, в ТК РФ ничего не сказано. При этом разъяснения экспертов сайта «Онлайнинспекция.

РФ» противоречивы. В одном из ответов они высказали позицию, что расчетных листков должно быть не менее двух в месяц, так как с такой периодичностью законодательство предписывает работодателю выплачивать зарплату по ч. 6 ст. 136 ТК РФ (вопрос № 82664 от 27.01.2017). В другом ответе на аналогичный вопрос отмечено, что периодичность выдачи расчетных листков работодатель может утвердить в локальном нормативном акте.

Как правило, расчетный листок выдается 1 раз по окончании рабочего месяца в день выплаты окончательного расчета (вопрос № 68012 от 02.03.2016).

Так как законодательство не уточняет этот момент, работодатель самостоятельно решает вопрос периодичности выдачи расчетных листков своим работникам. Как в локальном акте будет отражено, с такой частотой необходимо передавать расчетные листки.

Этот подход можно применять как к бумажным расчетным листкам, так и листкам, переданным работникам посредством электронной почты.

  1. Нужно ли передавать работнику пустой расчетный листок?

По мнению экспертов сервиса «Онлайнинспекция.

РФ» работодатель обязан выдать работнику расчетный листок в любом случае. В том числе пустой расчетный листок выдается сотруднику, находящемуся в отпуске без сохранения заработной платы, у которого по этой причине отсутствуют начисления в конкретном периоде (вопрос № 56866 от 24.09.2015).

Передавая расчетные листки по электронной почте, работодателю за малейшие просчеты могут грозить наказания:

  1. За нарушение законодательства о труде по ч. 1 ст.5.27 КоАП РФ.

К примеру, за передачу расчетных листков работникам не тем способом, который указан в локальных нормативных актах компании или трудовых договорах, штраф может составить:

  1. от 1 000 руб. до 5 000 руб. — на должностных лиц (ИП).
  2. За нарушение требований законодательства о защите персональных данных.
  3. от 30 000 руб. до 50 000 руб. — на компанию;

Например, за передачу расчетного листка через третье лицо (коллегу сотрудника) и отсутствие письменного согласия сотрудника на такой способ передачи, то есть за нарушение п.

1 ст. 3, ст. 7 Закона № 152-ФЗ.

Штраф в таком случае может составить 75 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ). За передачу персональных данных по электронной почте без применения сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации (СКЗИ) к работодателю могут применяться следующие виды ответственности:

  1. административная (ч. 1 ст. 13.6, ч. 6 ст. 13.12, ст. 13.14, ч. 7 ст. 15.15 КоАП РФ);
  2. уголовная (ст. 272 УК РФ).
  3. гражданско-правовая (ст. 151 ГК РФ);
  4. дисциплинарная (п. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ);

Работодателю также может грозить штраф за применение неутвержденной формы расчетного листка (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).

  1. Трудовое законодательство предоставляет работодателю выбирать способ передачи расчетных листков сотрудникам: на бумаге или электронно.

    Главное — чтобы применяемый способ был зафиксирован в трудовых договорах с сотрудниками или в локальном акте компании (в положении об оплате труда, коллективном договоре и др.). Минтруд с этим не спорит.

  2. Расчетный листок содержит персональные данные сотрудника, поэтому его передача по электронной форме возможна только при соблюдении требований законодательства о защите персональных данных.

: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера.

Когда выдается расчетный лист по заработной плате?

Автор публикации: Юрист, Написать сообщение Подписаться573 просмотров 235 дочитываний 12 августа 2020 в 15:29 Что такое расчётка и для чего она нужна?Расчетный лист по зарплате или расчетка — это документ, в котором фиксируется заработная плата работника, ее составные части, все удержания, компенсации и надбавки.

Фактически расчетный лист содержит расшифровку по зарплате и помогает работодателю «разложить по полочкам» работнику, из чего складывается его оплата труда, почему именно такую сумму он получил по итогам рабочего месяца.Статья 136 ТК РФ закрепляет обязанность работодателя выдавать работнику расчетный лист при каждой выплате заработной платы.

Цель составления такого документа — проинформировать сотрудника о структуре зарплаты.Выдавать расчетный лист нужно только по заработной плате. При других выплатах, например, отпускных, это не требуется (п.

3 письма Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).Расчетный лист по заработной плате необходимо выдавать абсолютно всем сотрудникам, работающим по трудовому договору.

Лицам, привлекаемым организацией по гражданско-правовым договорам, расчетки не выдаются.Если работник по тем или иным не получил заработной платы за месяц вообще, то нулевую расчетку составлять необходимости нет. Такая обязанность трудовым законодательством не предусмотрена.Кто и когда составляет расчетный лист?Расчетка по зарплате составляется работодателем.Когда выдается расчетный лист по зарплате? Исходя из ст. 136 ТК РФ, он должен выдаваться при каждой выплате, то есть в большинстве случаев дважды в месяц (при выплате аванса и затем при выплате окончательной заработной платы).Однако на практике большинство работодателей составляют и выдают расчетки один раз в месяц при выплате основной части зарплаты (обычно в конце месяца).

Такой вариант не считается нарушением (п. 2 письма Минтруда России от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375).Обязательно ли выдавать расчетный листок по зарплате?Ст. 136 ТК РФ подчеркивает, что работодатель обязан составлять расчетный листок по зарплате и передавать его работнику.

Это правило должно соблюдаться не только в отношении тех сотрудников, которые получают заработную плату наличными, но и в отношении тех, кому зарплата перечисляется на банковскую карту (письмо Минтруда России от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459), включая удаленных сотрудников.Если работник увольняется и получает окончательный расчет, то ему нужно выдать расчетный лист в день увольнения. Если же перед увольнением сотрудник берет отпуск, то расчетка выдается ему перед уходом в отпуск в последний день работы вместе с другими обязательными документами.Обратите внимание! Выдача расчеток помогает организации защитить свои интересы в суде в спорах с работниками.

Судами расчетный листок расценивается как доказательство того, что выплаты производились вовремя и в полном объеме (Апелляционное определение Московского городского суда от 30.06.2017 по делу № 33-8525/2017).Как оформить расчетный листок по зарплате?ТК РФ не содержит указаний относительно того, как именно должен выглядеть расчетный листок. Утвержденной формы этого документа нет.Согласно ч. 2 ст. 136 ТК РФ работодатель должен самостоятельно разработать и утвердить локальным актом форму расчетки с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии).В расчётке должны быть: Ф.И.О.

работника и/или его табельный номер;период начисления;общая сумма;составные части зарплаты;удержания, компенсации, надбавки.Как вручить работнику расчётку?Порядок выдачи расчетных листков по заработной плате работникам ТК РФ также не регламентирует. Поэтому работодатель вправе сам решить, как именно будет происходить этот процесс.

Самое главное — зафиксировать способ выдачи расчетки сотруднику в локальном акте либо трудовом договоре и неуклонно следовать ему.Работодатель может выбрать любой вариант, который ему удобен:Вручение расчетки в бумажной форме.Отправка по электронной почте. Этот вариант удобен для организаций с большим штатом.

Он признается законным (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).Желательно, чтобы факт вручения расчетного листа был подкреплен каким-либо образом на случай, если работодателю придется его доказывать.

Здесь возможны следующие варианты.Вручение под подпись в расчетно-платежной ведомости.Подпись работника на втором экземпляре расчетки, который остается у работодателя.Подпись работника в журнале учета выдачи расчетных листков по заработной плате, если он ведется организацией.Есть ли в расчетке персональные данные?Работодателю следует помнить о недопустимости разглашения персональных данных, которые могут содержаться в расчетном листе. Если в нем указываются фамилия, имя и отчество работника, то необходимо обеспечить конфиденциальность таких сведений.Нельзя передавать листки через третьих лиц или просто складывать на стол в отсутствие сотрудника на месте.

С точки зрения сохранности данных рекомендуется вручать расчетки лично каждому работнику либо поручить это начальникам отделов, взяв предварительно с них расписку о неразглашении персональных данных.Наилучшим вариантом будет отсутствие Ф.И.О. в расчетке. Это не противоречит нормам ТК РФ.

В качестве индивидуализирующего признака можно указывать табельный номер работника, предварительно уведомив его об этом.Передача расчеток по электронной почте также обеспечит сохранность персональных данных.Ответственность работодателя за нарушения в работе с расчетками.Такое нарушение, как невыдача расчетки работникам, кажется незначительным.Однако если работодатель игнорирует обязанность информировать сотрудников о заработной плате, это может повлечь для него административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. В соответствии с ней организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, а должностному лицу организации грозит предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей.Если будет допущено повторное нарушение (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ), штраф увеличится и составит для организации от 50 000 до 70 000 рублей, для должностного лица — от 10 000 до 20 000 рублей.Кроме того, должностное лицо организации за повторное нарушение могут дисквалифицировать на срок от года до трех.Итак, расчетный лист нужен для извещения работника о том, из чего состоит его зарплата и почему она начислена в том или ином размере.

Выдавать расчетный лист нужно каждому работнику строго обязательно. Можно пересылать его по электронной почте.

Форма утверждается работодателем.Источник: https://rusjurist.ru/kadry/zarabotnaya_plata/kogda_vydaetsya_raschetnyj_list_po_zarabotnoj_plate/Проголосовали:27Проголосуйте, чтобы увидеть результаты

  1. нет
  2. да

да 29 / 0 нетВаш рейтинг должен быть не менее 500 для оценки публикацииОК Поделиться в социальных сетях: да 29 / 0 нет Автор: (0), Юристы: (1), (1) Пользователи: (2), (1), (1), (1), (1) Показать ещё комментарии (8)

сегодня, 10:57

1 55 сегодня, 10:52

1 27 сегодня, 10:49

0 20 сегодня, 10:14

0 15 сегодня, 06:36

0 46 сегодня, 06:34

0 21 вчера, 19:34

28 1 482 вчера, 18:15

5 280 вчера, 18:14

2 172 вчера, 16:42

0 47 вчера, 15:58

1 243 вчера, 13:55

0 22 вчера, 13:45

0 15 вчера, 13:08

2 148 вчера, 11:46

11 155 Юристов онлайн Вопросов за суткиВопросов безответовПодписаться на уведомленияМобильноеприложениеМы в соц. сетях

© 2000-2020 Юридическая социальная сеть 9111.ru *Ответ на вопрос за 5 минут гарантируется авторам VIP-вопросов.

МоскваКомсомольский пр., д. 7Санкт-Петербургнаб.

р. Фонтанки, д. 59Екатеринбург:Нижний Новгород:Ростов-на-Дону:Казань:Челябинск:Администратор печатает сообщение

Расчетные листки по зарплате: кому и в какой форме и что будет за невыдачу

Все работодатели должны предоставлять сотрудникам расчетные листки. Таковы требования статьи 136 ТК РФ. Невыдача расчетного листа — нарушение трудового законодательства, за которое работодатель может быть оштрафован.

В расчетном листке должен быть отражен размер оплаты по каждому из оснований, будь это сверхурочная работа, или стимулирующие выплаты, пособие по временной нетрудоспособности, отпускные или выплаты при увольнении.

Удержания также расшифровываются и суммы указываются по каждому виду удержаний.

Расчетный листок выдается независимо от того, в какой форме выплачивается заработная плата: наличными в кассе или перечисляется на банковскую карту.

Можно ли отправить сотруднику расчетный лист по электронной почте? Или подходит только бумажная форма?

Форма расчетного листка утверждается работодателем.

Работодатель разрабатывает и утверждает форму расчетного листка внутренним локальным документом.

Там же нужно закрепить порядок выдачи расчетных листков.

В трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте можно закрепить условие о том, что расчетные листки направляются работникам по электронной почте.

С этим соглашается Минтруд (письмом от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560) и судьи.

ТК РФ не регламентирует, как работодатель должен извещать сотрудников о составных частях зарплаты. А значит, в организации может быть установлен свой порядок извещения. Работодатель несет ответственность за отсутствие уведомления работников о начислениях зарплаты и удержаниях из нее.

За это в КоАП РФ предусмотрен штраф по ч. 1 ст. 5.27: • для должностных лиц — предупреждение или административный штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб.; • для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб.; • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

На «Клерке» проходил , в ходе которого выяснилось, что больше половины работодателей (53%) не выдают сотрудникам расчетные листы. Им грозит штраф. 36% опрошенных «расчетки» выдают, но доказать этот факт им нечем. И только 10% опрошенных относятся к вопросу выдачи расчетных листков довольно щепетильно.

Листки выдаются строго под роспись.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+