Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Обязательные документы в кадровом делопроизводстве 2021

Обязательные документы в кадровом делопроизводстве 2021

Изменения в законодательстве в 2021 году (кадровое делопроизводство)


12 февраляСпециалисту-кадровику чрезвычайно важно быть в курсе актуального трудового законодательства. Поэтому предлагаем вашему вниманию обзор изменений на 2021 год.Изменение размера МРОТ.С 1 января 2021 года минимальный размер оплаты труда составит 12 130 руб. Это означает, что работодатель не может начислить работнику на полной ставке заработную плату за месяц меньше данной суммы.

Напомним, что в 2021 году МРОТ – 11 280 руб.Электронные трудовые книжки.В 2021 году запланирован переход на электронные трудовые книжки. Для замены бумажной трудовой книжки ее электронной версией сотрудник должен написать заявление до 31 декабря 2021 г.

Перешедшим на новый формат работникам бумажная трудовая книжка выдается на руки для самостоятельного хранения. Если сотрудник не изъявит желания перейти на электронную версию, работодатель должен будет продолжать вести бумажную. Впрочем, изменить своё решение работник сможет в любое время.

Для тех, кто впервые начнет работать с 2021 года, доступна будет только электронная трудовая книжка.Электронные заявления.Вслед за введением электронных трудовых книжек в настоящее время рассматривается законопроект о введении в документооборот электронных заявлений от работников и работодателей. В случае принятия законопроекта изменения могут вступить в силу уже в 2021 году.

Электронными могут быть заявления о приеме на работу, увольнении, переводе и т.д. В настоящее время такого рода документы пока остаются «бумажными» из-за обязательности личной подписи работника.Новый отчёт в ПФР.С 2021 года все работодатели, включая ИП, должны будут предоставлять в ПФР новый отчет по форме СЗВ-ТД (ФЗ от 16.12.2019 №436-ФЗ).

Отчет должен содержать следующую информацию: сведения о приеме на работу, перемещении и увольнении, а также заявление о переходе на электронную трудовую книжку.

Документ подается только в том случае, если имело место хотя бы одно из перечисленных событий. Если же произошло что-либо из перечня, отчетность должна предоставляться в ПФР до 15 числа следующего месяца.Изменения в законодательстве о воинском учёте.В настоящее время рассматривается законопроект об увеличении штрафов за непредоставление работодателем данных о сотрудниках, не вставших на воинский учёт.
Если же произошло что-либо из перечня, отчетность должна предоставляться в ПФР до 15 числа следующего месяца.Изменения в законодательстве о воинском учёте.В настоящее время рассматривается законопроект об увеличении штрафов за непредоставление работодателем данных о сотрудниках, не вставших на воинский учёт.

Если закон будет утвержден, руководителям таких организаций будет грозить штраф 5000 руб. Работодатель также должен предоставлять сведения о работающих в организации сотрудниках, достигших 15 или 16 лет – до 1 октября, 17 лет – до 1 ноября. Несоблюдение данного правила также будет чревато штрафами.Ответственность работодателей за режим труда и отдыха водителей.С ноября 2021 года организации начали отвечать за соблюдение режима работы и отдыха лиц, управляющих легковыми и грузовыми транспортными средствами.

Ранее ответственность за это возлагалась только на водителей. По новым правилам, отсутствие необходимых временных интервалов в работе водителя и отсутствие перерывов грозит организации штрафом от 20 000 до 50 000 руб., ИП – от 15 000 до 25 000, должностному лицу от 7 000 до 10 000 руб., водителю – 1 500 до 2 000 руб.

С этого же времени в силу вступил закон, согласно которому отсутствие тахографа на транспортных средствах, для которых этот прибор обязателен, чревато взысканиями. Для организации сумма штрафа составит от 20 000 до 50 000 руб., для ИП – от 15 до 25 000 руб., для должностных лиц – от 7 000 до 10 000 руб.Изменение в законодательстве о персональных данных.Роскомнадзор разработал специальные правила для уничтожения документов, содержащих персональные данные. Новые правила будут действовать, например, для случаев, когда сотрудник отозвал согласие на обработку персональных данных.

До настоящего времени для данного процесса отсутствовала четкая регламентация, что в ряде случаев вызывало проблемы.Изменение сроков отпускных выплат.С 2021 года работодатель обязан выплатить работнику отпускные не позднее, чем за 3 рабочих дня начала отпуска. В 2021 году этот срок составлял 3 календарных дня.Автор статьи: Алексеева Галина — Руководящий партнер ООО «БитуБи Сервис»

Что должен знать кадровик в первую очередь или 20 нормативных актов, которые обязан знать специалист по кадрам

Любой кадровик, устраиваясь на работу в новую организацию, неизбежно столкнется с необходимостью оперативно наладить кадровый учет.

Хорошо, если предыдущий специалист оставит по-сле себя документы в порядке. Но бывают и такие случаи, когда кадровую работу приходится начинать практически с нуля. Какие документы регулируют основные вопросы кадровой работы?

Как проверить, достаточно ли локальных актов в компании? Почему образцы для оформления кадровых решений лучше брать из постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1? Какие нормативные акты должен знать кадровик В большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство (оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и т.

д.). Часто кадровикам приходится принимать непосредственное участие в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем.

Кроме того, на кадровика нередко возлагается обязанность по подготовке к проверкам со стороны различных органов (государственной инспекции труда, прокуратуры, военкомата, Ро-скомнадзора, ПФР и др.).

В связи с этим он должен знать не только Трудовой кодекс, но также целый ряд нормативных актов, которые прямо или косвенно касаются кадровой работы.

Все эти акты можно условно поделить на определенные группы (таблица на стр. 60). Большинство из них обязательны для всех организаций независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За их нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Какие локальные акты должны быть в организации Помимо актов федерального уровня, деятельность кадровой служ бы любой компании регулируется локальными нормативными документами (ст. 8 ТК РФ). Закон не содержит перечня локальных актов по кадровому учету, которые обязательно должны быть в той или иной организации. Однако некоторые из них упоминаются в Трудовом кодексе, что придает им статус обязательных.

Это: – правила внутреннего трудового распорядка (абз. 3 ч. второй ст. 21, абз. 5 ч.

первой ст. 22 ТК РФ); – штатное расписание (ст. 15, абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ, п.

1 письма Роструда от 22 марта 2012 г.

№ 428-6-1, абз. 11 письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6); – график отпусков (ст. 123 ТК РФ). Кроме того, в законе прямо указано на обязательность разработки работодателем локальных актов по вопросам оплаты труда (ч.

вторая ст. 135 ТК РФ), обработки персональных данных сотрудников (ст.

87 ТК РФ) и утверждения инструкций по охране труда (абз.

23 ч. второй ст. 212 ТК РФ). При необходимости в компании должны быть акты, закрепляющие перечень работников с ненормированным днем (ст.

101 ТК РФ), порядок разделения сотрудниками дополнительного профессионального образования (ч.

вторая ст. 196 ТК РФ). Конкретный перечень локальных нормативных документов каждая компания определяет самостоятельно (схема на стр. 63). Приведенный в схеме список актов не является исчерпывающим. Специфика организации может предполагать наличие иных локальных документов.

Как правило, перечень актов утверждается приказом (образец на стр.

62). Документы в тему Документ Поможет вам ТК РФ Принимать на работу, заполнять трудовые книжки, переводить на другую работу, увольнять, составлять все обязательные кадровые документы. А также оформлять отпуск, командировку, переводить совместителя на основное место работы и обратно, отправлять в декрет, отстранять от работы КоАП РФ Избегать штрафов за нарушения трудового законодательства Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работа Сфера регулирования Наименование нормативного акта Общие вопросы трудового права Основные правила и принципы отношений между работни-ком и работодателем, поря-док оформления кадровых процедур, предоставления гарантий, компенсаций, в том числе отдельным категориям сотрудник Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря пы регулирования трудовых 2001 г. № 197-ФЗ (далее – ТК РФ) Кадровое делопроизводство Порядок оформления кадровых документов (приказов № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» по личному составу, штатного расписания, графика отпусков и др.) Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (если работодатель продолжает их применять в соответствии с локальным актом) ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
№ 1 (если работодатель продолжает их применять в соответствии с локальным актом) ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 г.

№ 65-ст Правила ведения, хранения и учета трудовых книжек Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225 Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 Создание в организации архива в соответствии с правилами учета, хранения, комплектования и использования архивных документов Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом России от 25 августа 2010 г.

№ 558 Больничные листы Порядок заполнения листа временной нетрудоспособности, оформления отпуска Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ

«Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»

Приказ Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г.

№ 347н

«Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности»

Персональные данные Работа с персональными данными работников организации Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» Воинский учет Ведение воинского учета в организации, права и обязанности руководителей и ответственных лиц в области воинского учета Федеральный закон от 28 марта 1998 г.

№ 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» Положение о воинском учете, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11 апреля 2008 г. Взаимодействие с ПФР Порядок и размеры начисления страховых взносов в Пенсионный фонд на обязательное пенсионное страхование работников Федеральный закон от 15 декабря 2001 г.

№ 167-ФЗ

«Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»

Взаимодействие с ФМС России Процедура оформления разрешения на работу, регулирования труда с сотрудниками- иностранцами Федеральный закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ

«О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»

Федеральный закон от 18 июля 2006 г. № 109-ФЗ

«О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации»

Приказ ФМС России от 28 июня 2010 г.

№ 147 Порядок и сроки проведения Административный регламент, утвержденный приказом проверки Федеральной миграционной службой МВД России № 338, ФМС России № 97 от 30 апреля 2009 г. Проверки Порядок проведения проверок со стороны государственных и муниципальных органов Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

Называться локальные акты могут по-разному: положение, инструкция, правила, регламент и т.

д. Главное, чтобы нормы этих актов не противоречили действующему трудовому законодательству и не ухудшали положение работников.

Кроме того, важно соблюдать порядок их принятия (ч.

вторая, третья ст. 8 ТК РФ). В противном случае такие документы не подлежат применению (ч. четвертая ст. 8 ТК РФ). Изменения в локальный нормативный акт вносятся в том же порядке, в котором он утверждался.

Разработку локальных актов лучше поручать не одному сотруднику, а рабочей группе. Состав группы и ее полномочия следует закрепить в приказе (образец на стр. 64). С документом работники должны быть ознакомлены под роспись (абз.

10 ч. второй ст. 22 ТК РФ). С чего начать аудит локальных актов компании Во-первых, нужно проверить, все ли обязательные документы имеются в наличии, и составить их список. Если в компании нет даже обязательных локальных актов, то их нужно разработать в первую очередь.

Во-вторых, важно обратить внимание на правильность составле-ния документов с точки зрения делопроизводства и соответствия действующему законодательству.

В-третьих, необходимо проверить, соблюден ли порядок при-нятия локального акта. Так, если в компании есть профсоюзная организация, то на документе должна быть отметка о согласовании (учете мнения) с профсоюзом (ст.

372 ТК РФ). В-четвертых, нужно выяснить, каких документов не хватает. Определить такие акты очень просто, если предварительно составить и утвердить приказом перечень документов, обязательных для конкретной организации. Проверке подлежат не только положения, инструкции и приказы, но также все документы по учету кадров и управлению персоналом.

Проверке подлежат не только положения, инструкции и приказы, но также все документы по учету кадров и управлению персоналом.

Оценивается наличие и соответствие законодательству трудовых договоров, правильность ведения личных дел сотрудников, заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, журналов регистрации приказов по кадрам и т. д. Не стоит пытаться охватить весь объем работ сразу.

Следует расставить приоритеты и действовать поступательно. Для удобства рекомендуется группировать типовые документы в электронные и бумажные папки.

Запомните главное Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала: Александр ТИМОШЕНКО, начальник отдела кадров, юрисконсульт ЗАО «Арал Плюс» (г. Одинцово Московской обл.): – Основополагающим документом в работе любой кадровой службы является Трудовой кодекс РФ.

С учетом специфики деятельности организации от кадровика может потребоваться знание иных законных и подзаконных нормативных актов, умение отслеживать и учитывать судебную практику и актуальные изменения трудового законодательства.

Мария МАСЮТИНА, старший юрист практики трудового права кадрового холдинга «АНКОР» (Москва): – Кадровику необходимо ознакомиться с постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В нем содержатся шаблоны форм большинства первичных кадровых документов, которые пригодятся для оформления приказов, штатного расписания и др.

Наталья РЫЖКОВА, менеджер по работе с персоналом и кадровой документацией BDO Unicon Outsourcing (Москва): – Таким локальным актам, как Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков, Положение о персональных данных, Положение о премировании (в тех случаях, если в организации существует система мотивации), присущи все признаки нормативных правовых актов. Их наличие в организации и знание обязательно. Алена ШЕВЧЕНКО, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»: – При аудите локальных актов обратите внимание на соответствие их положений действующему трудовому законодательству.

Локальные нормы организации не применяются, если ущемляют права сотрудников по сравнению с Трудовым кодексом.

Значит, трудовая инспекция вправе потребовать в предписании, чтобы компания исключила такие нормы из до-кумента работодателя. Источник: Журнал «Кадровое дело».

Интересны наши услуги? оставить заявку Подписка на публикации Следите за публикациями BDO. Подписаться Другие публикации

  1. 20 Октября 2021 Пять личных недостатков, которые могут быть полезны в карьере
  2. 2 Ноября 2021 Сколько стоит переход на удаленку?
  3. 8 Октября 2021 Новые меры для борьбы с коронавирусом
  4. 13 Октября 2021 Новые правила игры: как изменились поиск и адаптация сотрудников после пандемии
  5. 26 Октября 2021 Новости законодательства

Рубрики

С января начинается новый делопроизводственный год.

Если в вашей организации принято вести регистрацию и учет документов в журналах (книгах) на бумажном носителе, то поступившие в январе документы и изданные приказы нужно регистрировать уже в новых регистрационных формах. Поэтому в первые дни января следует оформить новые журналы регистрации и учета.

Напомним правила оформления таких журналов: 1) все листы журнала прошивают; 2) листы от начала до конца пронумеровывают; 3) на задней странице обложки, захватив концы прошивки, наклеивают листок с заверительной надписью, переходящей на саму обложку: Нормативные акты не содержат перечня реквизитов, которые должны быть отражены в регистрационных формах.

По внесенным реквизитам вам должно быть удобно искать и идентифицировать документ. Вот минимальный набор реквизитов, который позволяет недвусмысленно описывать конкретный кадровый документ, фиксировать дату его создания или получения:

  1. заголовок (краткое содержание документа);
  2. дата регистрации (издания, получения или выдачи);
  3. примечание.
  4. регистрационный номер документа;

Какие дополнительные графы организация может включить в регистрационный журнал по своему усмотрению, можно посмотреть в таблице: Если массив документов большой, а электронной регистрации нет, очень полезной может оказаться графа, в которой записывается результат исполнения документа («издан приказ», «отправлен ответ», «создана комиссия», «отказано в просьбе» и т. п.). Законодательство позволяет работодателю самостоятельно разработать для себя порядок регистрации приказов, заявлений, уведомлений и другой кадровой документации.

Возможно, в вашей компании существует локальный нормативный акт, который содержит правила делопроизводства.

В этом акте могут быть утверждены и регистрационные формы. Скорее всего, рабочие полки вашего шкафа заняты сейчас делами, заведенными в прошлом, 2021 году. Эти дела нужно переложить в оперативный архив.

Дела оперативного архива специально не оформляются.

Просто каждое дело (папку с документами) нужно закрыть: поместить в него документы последних дней 2021 года и составить внутреннюю опись (пример 1), если дело подлежит долгосрочному хранению, то есть более десяти лет.

А вот дела с документами 2016 года из оперативного хранения выводятся, и их нужно оформить для архива. При этом документы временного хранения (до 10 лет) остаются в кадровом подразделении и в архив организации не передаются.

Их даже не нужно специально оформлять: листы не нумеруют, опись документов внутри дела не делают, металлические крепления не снимают — оставляют дела в скоросшивателях или папках как есть. Когда срок временного хранения истечет, составляют акт выделения дел к уничтожению.

Проверьте, срок хранения каких документов уже истек. Если в деле собирались документы нескольких лет (так называемые переходящие дела — например, дело с трудовыми договорами работников), то срок хранения определяют по последнему документу. Дела 2016 года с документами, которые должны храниться 50 лет, оформляют для длительного хранения и сдают по сдаточной описи в архив организации заведующему архивом.

Работу с оформлением архивных документов желательно провести в январе, хотя в нормативных актах конкретного срока не установлено.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники.

Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах. Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя.

Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен.

Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств. Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Список обязательных кадровых документов

  • Личные карточки работников
  • Трудовые договоры с сотрудниками
  • Штатное расписание
  • Приказы
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
  • Должностные инструкции
  • Табель учета рабочего времени
  • Расчетный листок и документ об утверждении его формы
  • График отпусков
  • Согласия на обработку персональных данных
  • Положение о персональных данных
  • Положение об оплате труда
  • Трудовые книжки

Трудовые договоры. С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме.

Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику.

В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д.

Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Важно! С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс.

руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников. Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2 (утв. ), либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты).

Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки. Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника.

При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил, утв. ). Важно! Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР.

За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ) Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (). При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы.

Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника. Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?

Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения.

В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки. С 1 января 2021 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2021 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек. Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии (). Уведомить надо всех штатных работников письменно.

Уведомить надо всех штатных работников письменно. Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю. Готовый шаблон уведомления можно скачать .

ВАЖНО! До конца 2021 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет.

Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением.

Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится. Штатное расписание. В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т.

Рекомендуем прочесть:  Подарок юр лицу от лица

д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ). Важно! На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции. С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться.

Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Важно! Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника.

Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы. Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка. В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись. График отпусков. Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ.
График отпусков. Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ.

График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года.

С документом должны быть ознакомлены все работники.

При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных. Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др.

Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ.

Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных. Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку.

Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс.

руб. (ст. 13.11 КоАП РФ). Положение об оплате труда.

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени.

Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки.

То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Расчетный листок и документ об утверждении его формы.

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом. Приказы. Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы.

Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.). Делегируйте нам Доверив кадровые нормативные документы и в целом кадровый учет нашей компании, Вы сможете не отвлекаться на бумажные вопросы, а спокойно заниматься бизнесом.

Звоните, пишите – мы всегда готовы помочь вам с любым кадровым вопросом или документом по персоналу! Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога Подписаться Поделиться статьей Наши лучшие статьи Заказ обратного звонка Ваше имя Ваш телефон Удобное время звонка Через 30 минут В течение дня Утром с 9 до 12 Днем с 12 до 15 Вечером с 15 до 19 Что вас интересует? Бухгалтерское обслуживание Оптимизация налогов Расчет зарплаты и кадры Восстановление учета Нулевая отчетность Другое Нажимая на кнопку «Заказать звонок», вы даете согласие на Наверх

  1. ( , )

© 2004—2020, ООО «1С-ВайзЭдвайс» ИНН — 7721641003 КПП — 772101001 многоканальный Наш офис в Москве: Рязанский проспект, д.75, корп.4 Наш офис в Санкт-Петербурге: ул.

Профессора Попова, д.23В, помещение 52Н (офис 105),1-ый этаж, БЦ «Гайот»телефон: +7 (812) 309-71-93 false

5 главных новостей 2021 года для кадровиков

Дидух Юлия Автор PPT.RU 10 января 2021 2021 год несет с собой глобальные изменения в кадровом учете.

Как к ним подготовиться заранее и с наименьшими затратами?

Главное изменение 2021 года — это внедрение электронных трудовых книжек. Вокруг этого сформированы другие новации, некоторые из которых сделают жизнь кадровиков проще, а некоторые, наоборот, ее усложнят. С 1 января все российские работодатели могут вести бумажную и электронную трудовые книжки на работников.

Такие изменения прописаны в Трудовом кодексе РФ. Выбирать формат свой трудовой будет каждый работник в течение 2021 года.

Об этих изменениях всем работодателям придется уведомить каждого работника до 1 июля 2021 года и получить подпись работника под уведомлением.

А подать заявление о переходе на электронную трудовую работники смогут до 31 декабря. Форма уведомления работника о переходе на электронную трудовую книжку разработана Пенсионным фондом России, но можно использовать и произвольную форму.

Главное — обязательно проанализировать локальные акты организации и своевременно внести изменения в действующие трудовые договоры, коллективный договор; правила внутреннего трудового распорядка и регламент работы кадровой службы. С новыми редакциями локальных нормативных документов нужно ознакомить работников. Всем, кто в первый раз трудоустроится в 2021 году, оформлять бумажные трудовые книжки будет не нужно.

Для них предусмотрены только электронные. Сведения о трудовой деятельности до 2021 года тех, кто решит перейти на электронную форму, переносить в ЭТК не будут, а бумажную книжку нужно будет вернуть под личную подпись.

В связи с переходом на ЭТК у работодателей появляются новые обязанности сдавать в ПФР новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД. Форму отчета ПФР разработал в конце прошлого года. Фактически это и есть ведение трудовых книжек работников в электронном виде (Федеральный закон от 16.12.2019 №436-ФЗ).

При этом включать в отчет нужно данные всех работников, а не только тех, кто отказался от бумажной трудовой.

Сведения о трудовой деятельности работников по этой форме надо будет представлять не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным. В отчете должны быть указаны сведения:

  1. о заявлении о выборе бумажной либо электронной трудовой книжки.
  2. о перемещении,
  3. об увольнении;
  4. о приеме на работу,

Если в течение месяца ни одного из этих событий не произошло, за текущий месяц подавать сведения по конкретному работнику в ПФР не нужно.

Про прием на работу и увольнение нужно будет сдавать сведения в ПФР в течение трех дней с даты события, но только с 2021 года. Пока только форма СЗВ-ТД. Каждый работодатель, в силу требований законодательства, в любом случае обязан собирать, хранить, передавать персональные данные, то есть вести их обработку.

В связи с этим на практике он признается оператором персональных данных независимо от других обстоятельств. Обычно ответственным за обращение с персональными данными должностным лицом является кадровик или лично руководитель.

В конце 2021 года в КоАП РФ внесены поправки, направленные на усиление мер административной ответственности за нарушения в сфере обработки данных и распространения информации. В отдельный состав правонарушения выделено невыполнение оператором обязанности по обеспечению записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечения персональных данных граждан с использованием баз данных, находящихся на территории РФ. И это напрямую касается всех работодателей, которые хранят информацию о своих работниках и клиентах в электронном виде.

За нарушение устанавливается штраф в размере:

  1. для должностных лиц — от 200 000 до 500 000 рублей;
  2. для граждан — от 30 000 до 50 000 рублей;
  3. для юридических лиц — от 2 миллионов до 6 миллионов рублей.

При повторном нарушении штрафы будут выше:

  1. для юридических лиц — от 6 миллионов до 18 миллионов рублей.
  2. для должностных лиц — от 500 000 до 1 миллиона рублей;
  3. для граждан — от 50 000 до 100 000 рублей;

Правительство РФ в середине прошлого года постановлением от 10.07.2019 № 875 утвердило новый производственный календарь на 2021 год. Из 366 календарных дней (високосный год) будет 248 рабочих, 118 выходных и праздничных дня. Установлены переносы выходных и праздничных дат, определено количество сокращенных рабочих дней, особенности труда и отдыха при стандартной пятидневной и шестидневной рабочих неделях.

Работодатели обязаны руководствоваться производственным календарем для планирования и установления графика работы.

В соответствии с поправками в Трудовой кодекс РФ будет разрешен обмен электронными заявлениями между работниками и работодателем. До сих пор такие электронные заявления и документы работодатели могли принимать только от дистанционных работников.

На остальных документах им была необходима «живая подпись», в противном случае возникал риск признания заявления недействительным. Вводить в организации электронный кадровый документооборот или нет, будут решать сами работодатели.

В случае издания соответствующего приказа в электронную форму можно перевести заявления:

  1. о приеме на работу;
  2. другие кадровые документы.
  3. о предоставлении отпуска;
  4. об увольнении;

Работнику потребуется электронная подпись, которую можно получить бесплатно на сайте госуслуг. Обмен документами будет происходить по адресу электронной почты, указанному работником. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

ЮРИСТУ: НОВОСТИ БУХГАЛТЕРУ: НОВОСТИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+