Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Образец отказа в выдаче архивных данных

Образец отказа в выдаче архивных данных

Отказ архива в выдаче орингиналов документов


» » Правовые ответы В соответствии со статьей 26 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” приказываю:1. Утвердить Положение о порядке выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов (прилагается).2.

Контроль за выполнением настоящего Приказа оставляю для собой.И.о. МинистраС.Ф.САРАПУЛОВУтвержденоПриказомМинистерства промышленности и наукиСвердловской областиот 8 мая 2014 года N 1501.1.

Положение о порядке выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов (далее – Положение) регулирует отношения, связанные с выдачей архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов (далее – выдача архивных документов) в Министерстве промышленности и науки Свердловской области (далее – Министерство), устанавливает сроки и последовательность процедур (действий), а также порядок взаимодействия с заявителями, органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями.Ответственным структурным подразделением Министерства за выдачу архивных документов является отдел государственной службы, кадров, правовой и организационной работы.1.2. Заявителями, имеющими право на получение архивных документов, являются физические и юридические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации (далее – заявители).От имени заявителя с запросом о предоставлении архивных документов может обратиться представитель заявителя (далее также именуемый заявитель), который, в случае личного обращения, предъявляет документ, удостоверяющий его личность, представляет (прилагает к запросу) документ, подтверждающий его полномочия на обращение с запросом о предоставлении архивных документов (подлинник или нотариально заверенную копию).1.3. Основанием для выдачи архивных документов является получение Министерством промышленности и науки Свердловской области запроса о предоставлении архивных документов (далее – запрос).1.4.

Заявитель вправе подать запрос в письменной форме или в форме электронного документа.1.5.

Запрос направляется следующими способами:– доставка заявителем лично;– направление посредством почтового отправления;– в электронной форме на официальном сайте Министерства промышленности и науки Свердловской области (mpr.midural.ru) (далее – электронная форма).В случае направления запроса в электронной форме заявитель заверяет запрос электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 года N 63-ФЗ “Об электронной подписи”.1.6. К запросу заявитель представляет документы, указанные в разделе 2 настоящего Положения.1.7. Если заявителем является физическое лицо, то запрос подписывается заявителем или уполномоченным лицом.1.7.1.

Если заявителем является юридическое лицо, то запрос оформляется на бланке такого лица, подписывается его руководителем или уполномоченным лицом и скрепляется печатью юридического лица.1.8. Запрос, а также прилагаемые к нему документы представляются на русском языке. В случае если запрос и (или) оригиналы документов составлены на иностранном языке, они представляются с заверенным переводом на русский язык.1.9.

Заявитель при наличии в запросе и (или) документах сведений, составляющих коммерческую, служебную или иную охраняемую законом тайну, указывает в запросе исчерпывающий перечень документов, содержащих такие сведения.1.10. Заявитель вправе указать в запросе способ направления ответа и получить ответ лично или посредством почтового отправления.1.10.1. В случае если в запросе не указан способ направления ответа, ответ направляется заявителю посредством почтового отправления.1.11.

Ответ на письменный запрос заявителя не дается в следующих случаях:а) в запросе не указаны фамилия, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;б) текст письменного запроса не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.1.12.
Ответ на письменный запрос заявителя не дается в следующих случаях:а) в запросе не указаны фамилия, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;б) текст письменного запроса не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.1.12.

Министерство вправе не рассматривать запрос:а) содержащий нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, государственных гражданских служащих Свердловской области, а также членов их семьи, при этом заявителю, направившему такой запрос, сообщается о недопустимости злоупотребления правом;б) содержащий вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми запросами, и при этом в запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства.1.13. Настоящее Положение размещается в электронной форме на официальном сайте Министерства.2.1.

Документы и информация, которую заявитель предоставляет самостоятельно:– запрос заявителя по форме согласно Приложению 1 к настоящему Положению;– документ, удостоверяющий личность заявителя, являющегося физическим лицом, либо личность представителя физического или юридического лица (при личном обращении);– документ, удостоверяющий права (полномочия) представителя физического или юридического лица, если с заявлением обращается представитель заявителя (заявителей).2.2. В запросе необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:– сведения о заявителе, в том числе фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) физического лица или наименование юридического лица; почтовый адрес и (или) электронный адрес;– тему (вопрос);– хронологию запрашиваемой информации.2.3. В зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:– в запросе о стаже работы и зарплате дополнительно указываются название организации, период работы, замещаемая должность;– в запросе о награждении наградами Министерства – название награды, дата награждения, решением какого органа оно произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность.https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpwК запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.3.1.

Запрос регистрируется в течение одного рабочего дня с момента его поступления в Министерство в системе электронного документооборота специалистом, осуществляющим регистрацию запроса (далее – регистратор).3.1.1. При доставке запроса лично заявителем регистратор:– устанавливает личность заявителя путем проверки представленного документа на предмет установления соответствия личности заявителя и личности получателя архивных документов (в случае личного обращения заявителя);– проверяет полномочия заявителя, в том числе полномочия представителя заявителя действовать от его имени, полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица;– проверяет представленные документы на предмет соответствия требованиям, установленным настоящим Положением.3.2. По требованию заявителя регистратор делает отметку на втором экземпляре, что запрос доставлен лично.

В отметке на экземпляре заявителя содержатся дата регистрации запроса, номер регистрации и подпись регистратора.3.3. Запрос направляется в отдел государственной службы, кадров, правовой и организационной работы в срок не позднее одного рабочего дня, следующего за днем поступления запроса в Министерство и его регистрации.3.4. Ответ направляется заявителю в течение 30 рабочих дней после дня регистрации запроса.3.5.

Оформление архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19.3.6. Архивная справка, архивная выписка оформляются на бланке Министерства, подписываются начальником отдела государственной службы, кадров, правовой и организационной работы (далее – отдел) и заверяются печатью отдела.Архивная копия документов заверяется подписью начальника отдела и печатью отдела.3.7. В случае отказа в выдаче архивных документов, заявителю направляется уведомление об отказе в выдаче архивных документов за подписью начальника отдела с указанием причин отказа, соответствующих основаниям, указанным в разделе 4 настоящего Положения.3.8.

В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей, ответ на запрос направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.3.9. В случае личного обращения заявителя за получением ответа, регистратор:– проводит проверку документа, удостоверяющего личность, на предмет установления личности заявителя и личности получателя ответа, при необходимости запрашивает доверенность и (или) иной документ, подтверждающий право представителя на осуществление действий от имени заявителя;– получает от заявителя расписку в получении ответа с указанием фамилии, имени, отчества (последнее – при наличии) заявителя либо организационно-правовой формы и наименования, а также фамилии, имени, отчества (последнее – при наличии) уполномоченного представителя заявителя, подписи и даты получения.3.1.

Основаниями для отказа в выдаче архивных документов являются:– запрос заявителя не подписан собственноручной или соответствующей электронной подписью заявителя или уполномоченного лица;– отсутствие документов, необходимых выдачи архивных документов, предусмотренных разделом 2 настоящего Положения;– отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение документов, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации;– запрашиваемые сведения не соответствуют профилю или направлению деятельности Министерства;– отсутствие архивных документов;– наличие одного из оснований для оставления запроса без ответа, предусмотренных Федеральным законом от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации”.3.2.

В случае если основания, по которым заявитель получил отказ в выдаче архивных документов, в последующем были устранены, заявитель вправе повторно обратиться запросом.ФОРМА ЗАПРОСА Приложение к Положению о порядке выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов В Министерство промышленности и науки Свердловской области от ____________________________ _______________________________ _______________________________ (фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) физического лица или наименование юридического лица) почтовый адрес: _______________ _______________________________ _______________________________ электронный адрес: ____________ _______________________________Прошу выдать архивную справку / архивную выписку / архивную копиюдокументов (нужное подчеркнуть) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(тема (вопрос), хронология запрашиваемой информации)Цель использования: __________________________________________________________________________________________________________________________________Иные сведения:___________________________________________________________________________Способ направления ответа: лично, посредством почтового отправления (нужноеподчеркнуть).Приложение: ________________________________________________“__” _______________ 20__ г.
В случае если основания, по которым заявитель получил отказ в выдаче архивных документов, в последующем были устранены, заявитель вправе повторно обратиться запросом.ФОРМА ЗАПРОСА Приложение к Положению о порядке выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов В Министерство промышленности и науки Свердловской области от ____________________________ _______________________________ _______________________________ (фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) физического лица или наименование юридического лица) почтовый адрес: _______________ _______________________________ _______________________________ электронный адрес: ____________ _______________________________Прошу выдать архивную справку / архивную выписку / архивную копиюдокументов (нужное подчеркнуть) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(тема (вопрос), хронология запрашиваемой информации)Цель использования: __________________________________________________________________________________________________________________________________Иные сведения:___________________________________________________________________________Способ направления ответа: лично, посредством почтового отправления (нужноеподчеркнуть).Приложение: ________________________________________________“__” _______________ 20__ г.

___________________(подпись заявителя)Источник: http://docs.cntd.ru/document/430547668В том случае, если истцу или ответчику необходимо получить копии документов, имеется 2 варианта действий. Первый вариант – это написание заявления об ознакомлении с материалами дела, в рамках чего есть возможность получить доступ к делу и снять необходимые копии.В настоящее время на рассмотрении _____________________ (указать суд) находится гражданское дело по иску _____________________ (Ф.И.О.

истца) к ____________________ (Ф.И.О.

ответчика) о _____________________ (указать предмет спора). В данном процессе я являюсь ________________________ (указать процессуальное положение).Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии. Тематические запросы запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту биографические запросы запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц.

Чтобы получить документ, работник должен оформить заявление о выдаче в письменном виде, зарегистрировать его у работодателя. Справки, идентичные подлиннику архивные копии и выписки заверяются подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.В случает отказа вам в течение 15 дней должны выслать целевый отказ в рассмотрении вашего запроса.

Это могут быть сведения, содержащие муниципальную, военную и коммерческую тайну, а также информацию о личной жизни третьих лиц. Подтвердить родство, трудовой стаж либо имущественные права, собрать недостающие куски истории собственной семьи — в этих и многих других вопросах могут посодействовать архивы.Увы, но Ваши рассуждения ошибочны.

Нотариус не будет заверять таким образом полученный документ. Они работают только с подлинниками или нотариальными копиями (очень неохотно), при этом рассматривают даже подлинные документы очень критично. Верховный Суд РФ не будет рассматривать этот вопрос, Вы правильно отметили, что надзорная инстанция обстоятельства по делу не устанавливает.Все эти вопросы необходимо было решать в первой инстанции, максимум в апелляции.

А сейчас, по нашему мнению, уже поздно.Как получить истцу разрешение на передоставление копий некоторых из гр.дела — не заверенных судом а просто ксерокопий листов , техническими средствами суда ? Так как ознакомление с гр.делом было и отфотографирование было истцом но — фото копии с фотоаппарата — получаются мутные и не качественные . Свой ксерокс истцу невозможно принести .В запросах о выделении квартир, земельных участков, выдаче разрешения на постройку домов и др.

Термины и определения это официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов. Согласно основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением коллегии росархива от 06.

Если наименование организации (учреждения, предприятия) менялось, в архивной справке указывается только наименование, которое было в тот период, о котором идет речь в запросе.Основания для приостановления и (либо) отказа в предоставлении готрибуналарственной услуги не подлежат рассмотрению заявления в случае отсутствия фамлибои, имени, отчества, почтового адреса заявителя. Федеральный закон от 143-фз об актах штатского состояния закрепляет порядок.Выдача готовых справок осуществляется при предоставлении паспорта либо другого.Приложение n 2 к административному регламенту предоставления городской услуги администрации г.

Не могу осознать куда обращаться,мне нужна справка о том,что моя бабушка родилась и проживала на местности рсфср некое время, для предъявления в фмс.

эталоны по теме заявление, местное самоуправление.No 125-фз об архивном деле в российской федерации, федеральным законом от 20. Если вам нужно запросить информацию о человеке, который работал на ликвидированном государственном предприятии в москве, то нужно обратиться в центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций москвы.
Если вам нужно запросить информацию о человеке, который работал на ликвидированном государственном предприятии в москве, то нужно обратиться в центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций москвы. Это значит, что с момента поступления и регистрации запроса до получения ответа может пройти тридцать дней.приготовленные архивом информационные документы, архивные копии и выписки направляются заявителю обыденным письмом.

Может ли архив выдавать справки,касаемо заработной платы либо стажа,если документы организации не были утверждены экспертной комиссией?спасибо.

  1. Просьба к суду изготовить и выдать указанный документ;
  2. Дата и подпись заявителя.
  3. Основания для обращения, причины выдачи повторной копии;
  4. Дата и номер решения, которое планирует получить заявитель;
  5. Наименование суда, в который оформляется обращение;
  6. Контактная информация заявителя – его адрес и мобильный телефон для смс-извещения о готовности копии;
  7. Данные об участнике процесса, который обращается за получением копии;

Сроки выдачи указанных копий устанавливаются регламентами судебных учреждений или порядком выдачи дел и документов, утверждаемых председателями судов. Так как указанные внутренние документы соответствуют единому порядку, применяемому Верховным судом РФ, срок на изготовление копии решения не должен превышать семи рабочих дней с даты регистрации заявления.

  • В архиве организации (при наличии) находите все документы, имеющиеся в наличии по данному работнику. К ним отностся: личная карточка работника, приказы по личному составу, лицевые счета.
  • В идеальном варианте гражданин предоставляет в кадровую службу запрос из пенсионного фонда.
  • Собрав все необходимые документы, Вы начинаете офрмлять сам документ.

С подобного рода требованиями подлежит обращаться в судебную инстанцию по месту нахождения нанимателя, который выступает ответчиком.

В таких спорах также применяется альтернативная подсудность, когда истец осуществлял трудовую функцию в подразделении организации (в филиале, представительстве).

В таком случае требования можно предъявлять в суд по месту действительного выполнения работы.

Данные требования рассматриваются и споры разрешаются районными (городскими) судами.

По данным спорам истец освобождается от всех издержек.Рекомендуем прочесть: Ттн нового образца 2021 образец заполненияЗаконодатель не устанавливает определенной формы бланка запроса в архив для подтверждения стажа, поэтому любое заинтересованное лицо может подготовить такой документ самостоятельно.

При этом стоит помнить об обязательных реквизитах, наличие которых в документе существенно увеличит вероятность положительного ответа по поданному обращению.Заявление в архив о подтверждении трудового стажапозволяет получить официальный документ (архивную справку, выписку), удостоверяющий факт осуществления будущим пенсионером трудовой деятельности на конкретном предприятии в течение определенного периода времени. В этой статье читатель найдет информацию о порядке подготовки такого заявления, а также примерный образец его составления.После возвращения исполнительного листа трибуналебными приставами необходимо будет подать его вновь в течение 3-х лет, если позднее то срок пропустите.

Если ил был утрачен самим взыскателем, то заявление на выдачу дубликата необходимо успеть представить до окончания предусмотренного срока предъявления ил к выполнению (п. Исполнительный лист документ, выдаваемый трибуналом после вступления решения трибунала в легитимную силу для его принудительного выполнения с помощью трибуналебных приставов.

Не подскажите, может быть ль взыскание процентов в случае когда ответчик не исполнил мировое соглашение, утвержденное определением трибунала. (от имени, процессуальное положение по делу).Если вы пропустлибо срок предъявления исполнительного листа к выполнению, то можно обратиться с заявлением о восстановлении пропущенного срока в трибунал в порядке, обозначенном в гпк рф.

Заявление о выдаче исполнительного листа в районный трибунал эталон.Исполнительный лист по времени сколько действителен?

Можно ли его продлевать, если ответчик не выплачивает либо выплатил не всю сумму? Лица, участвующие в деле, извещаются о времени и месте заседания, но их неявка не является препятствием к разрешению вопроса о выдаче дубликата.В исполнительном листе указываются данные штатского дела, резолютивная часть решения, подлежащая принудительному выполнению, сведения о должнике и взыскателе.
Лица, участвующие в деле, извещаются о времени и месте заседания, но их неявка не является препятствием к разрешению вопроса о выдаче дубликата.В исполнительном листе указываются данные штатского дела, резолютивная часть решения, подлежащая принудительному выполнению, сведения о должнике и взыскателе. В районный трибунал заявитель (наименование либо ф.Конечно, из предложенного перечня для обычной негосударственной компании самыми актуальными будут выдачи для использования собственными работниками, реже – в другие организации, а также, возможно, для использования гражданами.

В последнем случае, если специфика деятельности организации предполагает подобные обращения граждан, следует позаботиться об оборудовании при архиве читального зала: места, где человек сможет спокойно сесть и ознакомиться с делом и при необходимости сделать копии документовДела, хранящиеся в архиве, время от времени могут быть востребованы работниками организации, другими компаниями и даже гражданами (физическими лицами). Как и какими документами оформить выдачу дел во временное пользование, чем заменить на полке выданное дело, как фиксировать выдачу?

16 Июл 2018 toplawyer 199 Источник: http://lawyertop.ru/trudovoe-pravo/zayavlenie-v-arhiv-na-vydachu-dokumentovОдна из основных задач каждого архива – организация использования документов, находящихся на архивном хранении.

В практической деятельности довольно часто возникает необходимость составить справку на основании хранящихся документов. Сегодня мы рассмотрим организацию работы по исполнению поступающих в архив запросов.Как правило, в архив организации поступают запросы социально-правового характера. В частности, для урегулирования вопросов пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством у людей может возникнуть необходимость подтвердить какие-либо сведения личного характера согласно имеющимся архивным документам.

Поэтому наиболее типичные случаи обращения в архив организации – запросы о подтверждении трудового стажа и заработной платы, о произошедших несчастных случаях на производстве, о получении сведений о награждении, об образовании (в учебных заведениях).Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается.Для начала работы в архив должен поступить письменный запрос от гражданина или организации.

При этом он может быть как доставлен лично, так и направлен по почте.Согласно принятому порядку делопроизводства письмо-запрос на общих основаниях проходит стадии документооборота – регистрацию, рассмотрение и наложение резолюции руководством и, наконец, передачу в архив организации на исполнение.Далее ответственный исполнитель проверяет наличие всех необходимых сведений в запросе: Ф.И.О., адреса для ответа, подписи заявителя, оценивает полноту запрашиваемой информации.

Если в запросе не содержится необходимой информации, заявителю направляется ответ с просьбой дополнительно указать соответствующие сведения.Если не представляется возможным подготовить запрашиваемую информацию (например, дело передали в иную организацию, по различным причинам в архиве отсутствуют необходимые сведения и т.д.), об этом также следует письменно уведомить заявителя. При этом ему можно дать рекомендации, куда следует обратиться для получения требующихся сведений.Так, личное дело государственного служащего при смене места работы могло быть направлено в соответствующую организацию либо в результате ликвидации организации документы были переданы на хранение в государственный или муниципальный архив и др.В зависимости от запрашиваемой информации исполнитель определяет круг архивных документов, которые необходимы для работы. Чаще всего основным научно-справочным аппаратом в архиве организации являются описи дел по личному составу и постоянного хранения.

Очень удобно проводить поиск, когда архивные описи дел дублируются в электронном виде.На основании описей дел исполнитель отмечает номера дел, к которым следует обратиться для исполнения запроса, проводит поиск и отбор нужных ему дел.В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой конкретной организации архивист может выдать архивные дела для исполнения запроса в структурные подразделения (например, бухгалтерию или кадровую службу – в этом случае сам запрос останется в данном подразделении, а в архив поступит только заявка на выдачу конкретного архивного дела) или приступить к подготовке ответа самостоятельно. Для подготовки информации по запросам о стаже работы и заработной плате полезно иметь представление о наименованиях структурных подразделений, в которых работал заявитель (переход из одного в другое, их переименование). Простейший способ получить эти сведения – изучить копию трудовой книжки.

Поэтому при наличии множества таких изменений за период работы человека имеет смысл запросить данную информацию у заявителя (попросить перечислить в запросе места работы и должности или приложить к нему копию трудовой книжки).

Более трудоемкий способ – изучение приказов по личному составу и приказов по основной деятельности за весь интересующий период работы человека в конкретной организации.Если фамилия человека менялась (самый распространенный пример – при вступлении в брак у женщин), то следует уточнить, какая фамилия была в запрашиваемый период.Просмотр документов обычно начинают с последнего года работы человека в конкретной организации, поэтому нужно позаботиться, чтобы в запросе был указан период работы (желательно число, месяц, год приема на работу и увольнения).Для подтверждения стажа работы бывает достаточно сделать копию (копии) соответствующих приказов по личному составу.

Более трудоемкий способ – изучение приказов по личному составу и приказов по основной деятельности за весь интересующий период работы человека в конкретной организации.Если фамилия человека менялась (самый распространенный пример – при вступлении в брак у женщин), то следует уточнить, какая фамилия была в запрашиваемый период.Просмотр документов обычно начинают с последнего года работы человека в конкретной организации, поэтому нужно позаботиться, чтобы в запросе был указан период работы (желательно число, месяц, год приема на работу и увольнения).Для подтверждения стажа работы бывает достаточно сделать копию (копии) соответствующих приказов по личному составу.

Для подтверждения заработной платы обращаются к лицевым счетам по заработной плате, при их отсутствии – к расчетно-платежным ведомостям на выдачу заработной платы и других выплат. Обратите внимание! Документы, составленные непосредственно самим заявителем, в т.ч.

в период работы в этой организации (например, анкета, автобиография и др.), не могут служить основанием для справки. Для подготовки ответа следует пользоваться только официальными документами организации, в установленном порядке подписанными руководством.

В результате исполнения запроса на основании изучения отобранных архивных документов подготавливают отрицательный или положительный ответ.При большом количестве запрашиваемых сведений из архива в инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном документе допускается перечислить различные ситуации и регламентировать сроки подготовки ответа. Но в любом случае этот срок не должен превышать 30 дней после регистрации запроса.

При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата (архивных описей дел и др.) – не более 15 дней с момента регистрации.Пересылка запросов по принадлежности в другие организации или архивы – 5 дней (такое часто встречается, особенно в пределах одного ведомства).Если запрашиваемые сведения можно документально подтвердить на основании имеющихся документов в архиве, то составляют положительный ответ.

Информацию подготавливают в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии.Архивная справка составляется на бланке организации по установленной форме (Примеры 1, 2). Она содержит информацию о предмете запроса, при этом следует указать архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, на основании которых она составлена (в конце текста справки). Архивная справка без ссылки на документы (поисковые данные) не имеет юридической силы.ПРИМЕР 1УПРАВЛЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ КОМПЛЕКТАЦИИ № 2(УПК № 2)пр.

Веденеева, 22, г. Калуга, 123456Источник: https://www.profiz.ru/sr/9_2013/ispoln_zapros_archiv/Дела, хранящиеся в архиве, время от времени могут быть востребованы работниками организации, другими компаниями и даже гражданами (физическими лицами). Как и какими документами оформить выдачу дел во временное пользование, чем заменить на полке выданное дело, как фиксировать выдачу?Дела, хранящиеся в архиве, время от времени могут быть востребованы работниками организации, другими компаниями и даже гражданами (физическими лицами).

Как и какими документами оформить выдачу дел во временное пользование, чем заменить на полке выданное дело, как фиксировать выдачу? Примеры заполнения сопроводительных документов и нюансы работы с ними приведены в статье.Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила) предполагают следующие случаи выдачи дел из архива организации во временное пользование (п.

4.5.1):

  1. во временное пользование для других организаций;
  2. для проведения архивных работ с документами;
  3. для использования работниками организации;
  4. для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
  5. для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

Конечно, из предложенного перечня для обычной негосударственной компании самыми актуальными будут выдачи для использования собственными работниками, реже – в другие организации, а также, возможно, для использования гражданами.

В последнем случае, если специфика деятельности организации предполагает подобные обращения граждан, следует позаботиться об оборудовании при архиве читального зала: места, где человек сможет спокойно сесть и ознакомиться с делом и при необходимости сделать копии документовНа заметку!Позволять посетителям «с улицы» выносить дела за пределы организации нельзя!В Основных правилах указаны следующие сроки использования документов вне архива (п. 4.5.2):

  1. 6 месяцев для экспонирования документов.
  2. 3 месяца во временное пользование для других организаций;
  3. 1 месяц для использования документов в читальном зале;
  4. 1 месяц для использования работниками организации;

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kgПродление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о гарантии сохранности документов.В очень крупных организациях с большим архивом целесообразно начинать процесс использования документов архива с заказов работников на выдачу дел (Приложение 17 к Основным правилам).Обратите внимание: в форме, предложенной Росархивом, требуется указать цель исследования.

Но в негосударственной организации работники редко приходят в архив с научно-исследовательскими целями, поэтому в соответствующем поле можно попросить указать «цель заказа документов». Кроме того, желательно попросить работника назвать структурное или обособленное подразделение, в котором он работает: особенно это актуально для организаций с широкой сетью филиалов.В условиях архива предприятия ценность этой формы состоит в том, что, частично заполненная, она может быть направлена работникам архива по электронной почте, и у них будет время на поиск дела.

На своем рабочем месте, собираясь сделать заказ, работник заполнит графы 1–4 (источник информации для их заполнения – научно-справочный аппарат к документам архива) и отправит заявку в архив.Когда работник приедет получать заказанное дело, заявка будет распечатана и зарегистрирована работниками архива.

При получении документов сотрудник-заказчик распишется в графе 5, а при возврате работник архива поставит подпись в графе 6.Исполненная заявка остается в архиве и хранится до проведения проверки состояния и наличия дел.Более подробную информацию о формах книги выдачи документов во временное пользование, листа использования дела, карты-заместитель дела, о порядке передачи документов архива в другую организацию, а также конкретные примеры оформления форм вы найдете в №2 2015 журнала “Современные технологии документооборота и делопроизводства”Соблюдение инструкций Росархива, изложенных в Основных правилах, обеспечит не только эффективное хранение документов, но и постоянный контроль за их использованием.Кожанова Е.Н., специалист по ДОУ и кадровому делопроизводствуИсточник: https://www.sekretariat.ru/news/157015-vydacha-dokumentov-iz-arhiva-organizatsiiВыводы сделаны на основании документов, размещенных в Системе Консультант Плюс в которых рассматривались аналогичные ситуации и вопросы: «…12.4.

Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского, административного судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются уполномоченными работниками отдела делопроизводства (приемной) или архива суда на основании их письменного заявления; а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия — на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации.Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов.

Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу. Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «Так в документе» или «В тексте неразборчиво».Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа: «Архивная копия», «Архивная выписка».

При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется.Внимание Материалы гражданских дел, рассматриваемых Коряжемским городским судом в качестве суда первой инстанции, выдаются для ознакомления лицам, участвующим в деле, по их письменному заявлению (ходатайству), подаваемому через Приемную суда. Заявление рассматривается судьей, председательствующим по делу, либо председателем суда ( в его отсутствие) не позднее следующего рабочего дня. Ознакомление с материалами дела осуществляется в присутствии и под контролем уполномоченного на то работника суда в рабочее время для всех участников процесса на общих основаниях.

  1. для проведения архивных работ с документами;
  2. для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.
  3. для использования работниками организации;
  4. для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
  5. во временное пользование для других организаций;

Конечно, из предложенного перечня для обычной негосударственной компании самыми актуальными будут выдачи для использования собственными работниками, реже – в другие организации, а также, возможно, для использования гражданами.Факты выдачи и возврата документов оформляются в книгах выдачи дел из хранилищ.

2. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА 2.1. Организация выдачи документов и дел из хранилища 2.1.1.

Документы и дела выдаются из хранилища: -пользователям в читальный зал архива (см.

п. 2.4.3); -организациям и физическим лицам – фондообразователям, судебным и правоохранительным органам во временное пользование (см. п. 2.4.7); -специалистам архива в рабочие помещения в служебных целях (см. п. 2.4.4); -специалистам архива для исполнения социально-правовых запросов (см.

п. 2.4.6); -работникам хранилищ для улучшения физического состояния документов и дел (см.

п. 2.4.5); -сторонним организациям для проведения специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов – в соответствии с договором.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+