Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Референт генерального директора

Референт генерального директора

Референт генерального директора

Организация работы референта руководителя (Дубовицкая М.А.)


Быстрая навигация:

Дата размещения статьи: 30.11.2015В настоящее время для административного сектора характерно широкое разнообразие позиций. Спрос неуклонно растет на такие должности, как секретарь, офис-менеджер, секретарь приемной, секретарь руководителя, ассистент отдела (руководителя), помощник руководителя, делопроизводитель, референт руководителя и т.п. Следует отметить, что позиции административного профиля востребованы при любых обстоятельствах, при любых изменениях внешней среды: компании и руководителям всегда нужны грамотные и квалифицированные помощники и ассистенты. Позиция персонального ассистента и помощника, равно как и личного секретаря руководителя, пользуется сегодня чрезвычайной популярностью.

Российский рынок труда полон предложений на замещение административных позиций различного уровня: начиная от секретаря руководителя отдела и заканчивая советником или Personal Assistant (PA) главы компании. Наряду с традиционными вакансиями секретаря руководителя и помощника сейчас востребованной является должность референта руководителя, которая имеет ряд принципиальных отличий от других административных позиций. Разнообразие должностей административного сектора Секретарь руководителя преимущественно занимается вопросами документационного и бездокументного обеспечения деятельности руководителя.

В его обязанности входит секретарское обслуживание, прием гостей, регистрация корреспонденции, контроль исполнения документов и поручений, административная поддержка руководителя. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих содержит исчерпывающий перечень требований к этой должности .——————————— Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих // утв.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих содержит исчерпывающий перечень требований к этой должности .——————————— Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих // утв.

Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (ред.

от 12.02.2014). Помощник руководителя — его правая рука. Эту позицию занимает человек, способный аккумулировать множество задач одновременно и принимать по ним быстрые решения.

Помощник (ассистент) успевает там, где не успевает его руководитель.

Следует отметить, что в Едином справочнике нет упоминания об этой позиции.

С одной стороны, это объясняется схожестью обязанностей помощника и секретаря руководителя и как следствие затруднениями в разграничении этих должностей, с другой — Справочник носит рекомендательный характер, и поэтому перечень имеющихся там должностей далеко не полный и подлежит постоянной актуализации.На фоне широкого разнообразия должностей административно-вспомогательного профиля выделяется позиция референта руководителя. Если с характеристикой секретаря руководителя, ассистента, помощника не возникает никаких затруднений — в настоящее время выработался набор определенных компетенций, которыми должен обладать соискатель на указанные должности, то позиция референта руководителя пока остается трудной для описания.Стоит обратить внимание на то, что один из разделов Единого квалификационного справочника (Квалификационные характеристики должностей работников организаций атомной энергетики) выделяет эту должность и относит к категории специалистов .——————————— Приказ Минздравсоцразвития России от 10.12.2009 N 977

«Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «

Квалификационные характеристики работников организаций атомной энергетики» (ред. от 12.02.2014). Однако, несмотря на нормативное закрепление позиции референта в Квалификационном справочнике, эта должность только начинает завоевывать популярность на российском рынке административного персонала.Референт — качественно иной уровень сотрудника, обеспечивающего деятельность руководителя.

Определенный набор требований к этой позиции оформился не окончательно, поэтому профессия находится в процессе становления. Часто референта называют также бизнес-ассистентом.

То есть лицо, замещающее эту должность, должно быть компетентно в таких областях, как администрирование, управление персоналом, бюджетирование, корпоративное право.

Если личный помощник (персональный ассистент) работает непосредственно со своим руководителем, то в обязанности референта входит выстраивание эффективных взаимоотношений между подразделениями организации, грамотное распределение ресурсов, результативное выстраивание рабочего процесса и т.п. Должностная инструкция референта Как и для других должностей, для референта должностная инструкция является основным документом, регулирующим его обязанности и полномочия, устанавливающим права и ответственность.В этой связи важно сделать ссылку на вышеупомянутый раздел Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, который посвящен описанию должности референта.

Справочник выделяет такие должностные обязанности референта, как:- организация и подготовка совместно с компетентными специалистами по поручению руководства организации докладов, справок по различным направлениям производственно-хозяйственной деятельности организации;- организация оперативного доведения до исполнителей приказов, директив, указаний и распоряжений руководства организации и контроль их выполнения;- по поручению руководства организация проверок документов и подготовка по ним заключений совместно со специалистами;- организация встреч работников структурных подразделений с руководством организации, встреч руководителя организации с представителями других организаций, проведение совещаний.Рекомендации Справочника стоит брать за основу должностной инструкции референта.Структура этого документа типовая: общие положения, функции, обязанности, права, ответственность, взаимосвязи.

Общие положения Данный пункт содержит информацию относительно подчиненности референта, порядка назначения на должность и увольнения, требований к квалификации, а также порядка замещения референта на время его отсутствия.Согласно словарному определению референт — должностное лицо, готовящее доклады руководителю, консультирующее по определенным вопросам, дающее рекомендации . Также референт является своеобразным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, осуществляя передачу информации в структурированном виде. Можно сделать вывод, что основной аспект позиции референта — информационно-коммуникативный.

С одной стороны, референт управляет информационными потоками в организации, с другой стороны, организует слаженную коммуникацию и взаимодействие всех заинтересованных сторон: непосредственного руководителя, сотрудников, представителей сторонних организаций и учреждений.——————————— Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. «Современный экономический словарь», 6-е изд., перераб.

и доп. М. (ИНФРА-М, 2011). Сочетание информационной и коммуникативной составляющих позволяет референту объективно подходить к решению тех или иных задач, возложенных на него руководителем, используя все возможные рычаги (сотрудников, сторонние организации) и ресурсы.Тем не менее зачастую референт в дополнение к своим основным обязанностям выполняет обязанности секретаря руководителя, осуществляя его полную административную и документационную поддержку. Однако подобное совмещение обязанностей должно быть исключением, нежели правилом.

Работа референта довольно ответственная, мелкие поручения и задачи не должны отвлекать его от выполнения основных обязанностей. Функции Функции референта — это основные направления его деятельности.

Обязанности раскрывают функции и детализируют их.Функции референта можно свести к двум основным:- осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных и иных материалов и представление их руководителю;- оперативно-организационное и административное обслуживание руководителя.Наибольший интерес представляет разбор первой функции, поскольку она отличает референта от остальных работников административного профиля.

Обязанности раскрывают функции и детализируют их.Функции референта можно свести к двум основным:- осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных и иных материалов и представление их руководителю;- оперативно-организационное и административное обслуживание руководителя.Наибольший интерес представляет разбор первой функции, поскольку она отличает референта от остальных работников административного профиля. Обязанности Обязанности референта достаточно широки.

Раскроем вышеупомянутую функцию по осуществлению сбора материалов и информации, акцентируя таким образом внимание на уникальных составляющих позиции референта.В обязанности референта входит:- участие в разработке внутренних нормативных и иных документов организации;- подбор материалов документального характера для ознакомления и изучения руководством организации;- согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений организации, доведение до них указаний и распоряжений руководителя;- составление письменных и устных докладов и аналитических записок;- проведение консультаций по вопросам, связанным с исполнением поручений руководителя;- выполнение поручений руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.Должность референта универсальна: она может включать в себя исполнение обязанностей корпоративного секретаря, а именно:- подготовку к проведению общих собраний акционеров и заседаний совета директоров;- ведение протоколов собраний и заседаний;- организационную поддержку и консультирование участников собраний и заседаний по различным вопросам.

Права Референт руководителя обладает стандартным набором прав, а именно:- получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач;- представлять руководителю предложения по совершенствованию своей работы и работы организации;- запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;- требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании;- принимать решения в пределах своей компетенции. Ответственность Зачастую именно на плечи референта руководителя ложится все бремя ответственности за создание и поддержание взаимоприемлемых отношении с органами государственной власти.

Во многих организациях эти задачи возложены на специальное структурное подразделение или должностное лицо, отвечающее за взаимодействие с органами государственной власти и управления. Однако широко распространена ситуация, когда помощник (или референт) руководителя руководит этим направлением деятельности. Поддержание взаимоотношений с государственными и общественными организациями и учреждениями — это ведение своего рода политики по выстраиванию долгосрочных партнерских контактов и связей в государственной среде.

Референт является проводником идей и пожеланий своего руководителя к характеру взаимоотношений с тем или иным органом власти.В должностной инструкции должен быть предусмотрен пункт об ответственности референта (дисциплинарной, административной, гражданской, уголовной) согласно ТК РФ в зависимости от степени того или иного правонарушения. Взаимосвязи Довольно часто референт исполняет функции юриста по корпоративному праву, занимаясь актуализацией учредительных документов компании (уставов головной и дочерних компаний). Референт обязан не просто отразить в документах компании нюансы законодательства, но также предусмотреть специфику самой компании, учитывая особенности взаимодействия головной и дочерних компаний (при их наличии).Основное направление деятельности референта — помощь руководителю в тех областях, до которых у последнего «не доходят руки», то есть решение вопросов локального характера, без которых, однако, руководителю сложно находить эффективные решения глобальных вопросов.Отдельное внимание стоит уделить взаимодействию референта со сторонними организациями: государственными и общественными учреждениями, некоммерческими и коммерческими структурами.Для России должность референта зачастую представляется несколько надуманной и лишенной смысловой нагрузки, происходит подмена понятий помощника и референта, вследствие чего исключительность позиции последнего утрачивается.Однако в последнее время спрос на лиц, способных занимать подобную должность, неуклонно растет, о чем свидетельствует также и динамичное развитие рынка труда административного персонала.Что касается конкретизации обязанностей референта, то здесь вряд ли может быть единое мнение.

Каждый руководитель имеет различное понимание этой должности.

Для кого-то это советник, кто-то предпочитает видеть в нем только помощника по административным вопросам, для кого-то референт — его полноценный заместитель.Главное отличие референта от помощника (секретаря) руководителя заключается в качественно ином профессиональном уровне: референт не просто обеспечивает деятельность своего руководителя, но и обладает навыками сбора, анализа, обобщения и преподнесения в готовом виде информации, необходимой руководителю.

Рекомендуем прочесть:  Правовой минимум офицера тест

Требования к квалификации референта Квалификация референта должна соответствовать занимаемой должности.

Лицо, претендующее на эту позицию, должно иметь высшее образование по специальности, соответствующей профилю компании, либо в области документоведения и документационного обеспечения управления (ДОУ), юриспруденции, управления и т.п.К опыту и стажу работы также должны предъявляться особые требования: референт должен обладать соответствующим опытом работы на административных позициях (помощника, секретаря, ассистента) не менее 3 лет.Помимо стандартных профессиональных качеств работника административного профиля (исполнительности, пунктуальности, ответственности, коммуникабельности, стрессоустойчивости) референт должен обладать следующими компетенциями: умением обрабатывать информацию, способностью работать на опережение, высокой степенью адаптивности, оперативным реагированием на форс-мажорные ситуации, организаторский талантом. Референт на государственной службе и референт руководителя Чаще всего смешивают понятия референта и секретаря-референта. Секретарь-референт — позиция, стоящая в одном ряду с помощником и ассистентом руководителя, с акцентом на вспомогательную составляющую.Однако интерес представляет сравнение референта руководителя компании с референтом на государственной службе.

Последний является классным чином гражданской службы 1, 2 или 3-го класса, принадлежит к старшей группе классных чинов государственной гражданской службы и может быть присвоен гражданским служащим, замещающим должности федеральной (субъектов федерации) гражданской службы старшей группы.Таким образом, референт на государственной службе — должность, имеющая чин, в этом ее главное отличие от референта руководителя компании. В остальном функционал схож: референт на государственной службе осуществляет документационное, бездокументное и информационное обеспечение деятельности непосредственного руководителя.

Личный опыт Для формирования грамотного представления о характере работы и особенностях должности референта руководителя стоит привести несколько примеров из собственного опыта.Имея за плечами пятилетний опыт работы в компании, из которого два года были посвящены выполнению обязанностей помощника руководителя, я получила предложение занять должность референта руководителя (первого лица компании). Основываясь на закрепленных и вновь приобретенных навыках и компетенциях, перечислю те свои обязанности, которые, на мой взгляд, являются исключительно референтными и отличаются от ранее исполняемых обязанностей помощника:- контроль за своевременной актуализацией и поддержанием в соответствии с законодательством учредительных документов компании;- разработка совместно с отделом персонала и введение в действие новых форм трудовых договоров с генеральными директорами головной и дочерних компаний;- разработка и введение в действие новых форм положений о филиалах компании;- управление бизнес-процессами организации, актуализация и оптимизация организационной структуры компании, введение ее в действие;- организация работы по разработке должностных инструкций и положений о структурных подразделениях компании в соответствии с новой организационной структурой;- создание базы данных внутренней нормативной документации компании, унификация форм документов;- решение вопросов взаимодействия головной и дочерних компаний: разработка нормативной документации и стандартов.Помимо выше перечисленного по мере необходимости на мои плечи были возложены обязанности по взаимодействию с органами, осуществляющими выдачу лицензий и разрешений на выполнение тех или иных работ.Лицензирование — отдельное направление, требующее колоссальной ответственности.

Подготовка всех требуемых документов, поддержание соответствия требованиям контролирующих органов, своевременная актуализация лицензий и иных разрешений — неполный перечень задач, выполняемых в должности референта руководителя. Профессиональное развитие и возможность роста Возможности профессионального и личностного развития на позиции референта руководителя достаточно широки.Благодаря широкому спектру функций и обязанностей референт имеет прекрасную возможность роста до заместителя руководителя или руководителя какого-либо направления или проекта. По мере накопления опыта референт способен в той или иной ситуации полностью заменить своего руководителя при решении конкретных задач, что позволяет ему в свою очередь к определенному моменту быть уверенным в своей компетентности в тех или иных вопросах.При желании дальнейшего продвижения по карьерной лестнице перед референтом открыты все направления деятельности: административное, управленческое, юридическое, финансовое и пр.Референт руководителя может стать незаменимым на своей должности в случае нахождения баланса между интересами непосредственного руководителя и собственными целями.

Можно сказать, что эта должность — наивысший этап в профессиональном развитии административного работника. Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту: 

Работа Помощник генерального директора секретарь референт

Результаты поиска:55 000 руб.Гранель Обязанности: Прием телефонных звонков; Входящая/исходящая корреспонденция; Встреча посетителей (чай/кофе); Выполнение поручений руководителя; Работа с курьерскими службами, почтой России; Административно-хозяйственное обеспечение офиса; .Москвамесяц назад44 800 руб.РАТЕПТребования:Обязанности:• Документационное обеспечение деятельности ЗГД;• Организация работы;• Электронный документооборот;• Архивирование документации;• Введение рабочего календаря ЗГД;• Протоколирование совещаний;• Организация командировок ЗГД;• Организация жизни.Серпухов, Московская обл.11 дней назад48 702 руб.1 Высшее образование по направлениям подготовки: экономика, юриспруденция, программирование.

2 Грамотная устная, письменная речь; 3 Уверенный пользователь ПК — MS Office (Word, Excel, Outlook, Power Point), Internet, правовыми системами, электронным документооборотом.Салехард, ЯНАО18 дней назадРУСАЛ, Центр подбора персонала .ОК РУСАЛ приглашает на работу Секретаря генерального директора со знанием английского языка. Обязанности: Организация документационного. .Высшее профессиональное образование; Опыт работы помощником руководителя/секретарем от 1-го года; Опытный.

Красноярск24 дня назад65 000 — 70 000 руб.ВР-Ресурс .организационно-техническому обеспечению деятельности холдинга «Вертолеты России» . В настоящее время в компании открыта позиция «секретарь-референт» в приемную первого лица. Работа подразумевает самостоятельное и ответственное выполнение поставленных задач.

Должностные. метро Павелецкая, Москва4 дня назад28 737 руб.Требования: Ответственность, коммуникабельность, инициативность, пунктуальность, организаторские качества.

Доброжелательность.Ханты-Мансийск, ХМАО16 дней назад30 000 руб. .производству пожарной робототехники Требования: высшее образование, предпочтительнее (филологическое) Опыт работы в должности секретаря-референта не менее 5 лет; Продвинутыйпользователь в офисных программах: Excel, Word, Power Point, MS Outlook. Приветствуется опыт. Петрозаводск5 дней назадМБОУ Троицкая СОШ Условия С понедельника по пятницу, 1 смена, с 8.30 — 15.05.

Есть школьный автобус который едет из Чехова утром и обратно после уроков. Дружный колектив. Обязанности Вопросы безопасности школы (в т.ч. паспорт безопасности), противопожарной безопасности, гражданская.Чехов, Московская обл.20 дней назад30 000 руб.ООО НПО Гарант .производственное предприятие приглашает на работу Помощика генерального директора.

Наша компания вот уже 25 лет занимается производством и продажей.

.Требования: Высшее очное образование Опыт работы помощником руководителя от 3–х лет Знание делопроизводства. Самара13 часов назад30 000 руб.Требуется администратор в студию Наращивания волос.

Салон расположен, в 2 х минутах ходьбы, от м. Владимирская. Требования: — опыт работы на аналогичной должности приветствуется; — клиентоориентированность, умение вести диалог на любом уровне; — знание ПК; .Санкт-Петербург12 дней назад15 000 — 20 000 руб.ООО «СИРИУС-О» Условия Рабочий день с 9-18, обед 13-14 Обязанности Работа с собственниками, документооборот.

Преимущество кандидатам с юридическим образованием. Приглашение на собеседование только после просмотра вашего резюме! Не отвлекайте пустыми звонками.

Требования.Дубна, Московская обл.20 дней назад55 000 — 65 000 руб.КЕЛЕАНЗ Медикал .развитием бизнеса компании открыт конкурс на должность Референта генерального директора. Обязанности : осуществляет техническое обеспечение.

.или юридическое; опыт работы референтом или помощником руководителя компании не менее 1 года; знание делового.

метро Василеостровская, Санкт-Петербургболее 2 месяцев назадПроизводственный холдинг «Меркурий» приглашает на постоянную работу секретаря-референта. Должностные обязанности: Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации; Передача для исполнения необходимой документации.

Мценск, Орловская обл.5 дней назад50 000 руб.МНИТИ, ЗАО .Обязанности: ~ Выполнение обязанностей секретаря Генерального директора крупного научно-исследовательского института. Требования: Высшее образование обязательно.

Общий стаж работы не менее 15 лет . Опыт работы секретарем на крупном предприятии (научном. Москва3 дня назад20 000 руб.Описание работодателя: в нотариальную контору требуется сотрудники секретари.

Требования: юридическое образование, опрятность, пунктуальность, ответственность, без в/п, опыт работы желателен, но не обязателен.

Есть обучение. Обязанности: график работы 5/2 Условия. Самара11 дней назад23 000 руб.-Оформление по ТК РФ -Стабильные выплаты -Дружный коллектив -График работы: понедельник- пятница с 9.00 до 18.00.

Все вопросы по телефону или на собеседовании, рассматриваем по резюме.Краснодар19 дней назад42 000 руб.Югорский фонд капитального ремонта многоквартирных домов Обязанности: обеспечивать прием, учет и регистрацию входящей корреспонденции, в том числе полученной по электронным каналам связи, а также учет, регистрацию и отправку исходящей корреспонденции, в том числе отправляемой по электронным каналам связи.

Контролировать.Ханты-Мансийск, ХМАО12 дней назад57 000 — 63 000 руб.Иммокор групп Обязанности: — Планирование и организация рабочего дня руководителя (ведение календаря руководителя / координация графика встреч, совещаний); — Организация встреч, совещаний; — Ведение протоколов совещаний и контроль исполнения поручений; — Прием звонков, поиск.Москва19 дней назад70 000 руб.Кадровое агентство уникальных специалистовТребования:Современная крупная компания по производству вертолетов приглашает на работу по срочному договору секретаря генерального директора.Обязанности:• Административная и информационная поддержка руководителя;• Организация внутренних и внешних встреч высокого уровня.
Контролировать.Ханты-Мансийск, ХМАО12 дней назад57 000 — 63 000 руб.Иммокор групп Обязанности: — Планирование и организация рабочего дня руководителя (ведение календаря руководителя / координация графика встреч, совещаний); — Организация встреч, совещаний; — Ведение протоколов совещаний и контроль исполнения поручений; — Прием звонков, поиск.Москва19 дней назад70 000 руб.Кадровое агентство уникальных специалистовТребования:Современная крупная компания по производству вертолетов приглашает на работу по срочному договору секретаря генерального директора.Обязанности:• Административная и информационная поддержка руководителя;• Организация внутренних и внешних встреч высокого уровня.

Москва27 дней назад20 000 руб.Описание работодателя: интернет-магазин FragraNikks, продажи ароматической продукции, работаем с 2009 года.

Требования: — опыт работы не обязателен — знание офисных программ — опыт работы на компьютере — коммуникабельность — пунктуальность и аккуратность.

.Старый Оскол6 дней назад

Должностная инструкция секретаря-референта


Вы здесь Опубликовано 2008-12-11 22:46 пользователем Valeratal I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора. 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

1.4. На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.

1.5. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется: — Конституцией Российской Федерации; — Гражданским кодексом Российской Федерации; — Трудовым кодексом Российской Федерации; — Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»; — Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; — Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ; — ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления; — ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации.

Рекомендуем прочесть:  Понятие правотворческой процедуры

Унифицированные системы документации.

Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года); — Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; — ГОСТ Р51141-98.

Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения; — Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.; — Архив фирмы (негосударственной организации).

Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения; — Единой государственной системой делопроизводства; — Правилами и указаниями Росархива; — Уставом Общества; — Инструкцией по делопроизводству Общества; — Правилами внутреннего трудового распорядка Общества; — Приказами, распоряжениями руководства Общества; — Настоящей должностной инструкцией. 1.6. На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года.

II. ФУНКЦИИ На секретаря-референта возлагаются следующие функции: — прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции; — подготовка проектов документов по указанию Генерального директора; — контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору; — контроль исполнения документов и поручений; — организация работы приемной Генерального директора; — документирование деятельности совещательных органов Общества; — разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества; — организация документов в делопроизводстве; — организация бездокументного обслуживания Генерального директора. III. ОБЯЗАННОСТИ Секретарь-референт: 3.1. выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений; 3.2.

принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение; 3.3. следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением; 3.4.

выдает необходимые справки по зарегистрированным документам; 3.5. отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты); 3.6. обеспечивает сохранность проходящей служебной документации; 3.7.

получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению; 3.8.

организует телефонные переговоры Генерального директора; 3.9. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения; 3.10.

осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы; 3.11. выполняет печатные и копировально-множительные работы; 3.12. следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя; 3.13.

принимает документы на подпись Генеральному директору; 3.14.

контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору; 3.15. контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение; 3.16.
контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение; 3.16. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества; 3.17.

ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу; 3.18.

ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников; 3.19. ведет график работы водителей; 3.20. решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку; 3.21.

принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством; 3.22.

участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив; 3.23. в соответствии с действующими правилами шифрует дела; 3.24. систематизирует и размещает дела, ведет их учет; 3.25. подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли; 3.26.
подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли; 3.26.

участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов; 3.27.

выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет; 3.28. консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив. IV. ПРАВА Секретарь-референт имеет право: 4.1.

разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники; 4.2.

запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства; 4.3.

рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества; 4.4. вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники; 4.5. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации; 4.6.

работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»; 4.7. осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков; 4.8. предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора; 4.9.

организовывать прием и определять приоритет посетителей; 4.10.

требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества; 4.11. давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе; 4.12. разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов; 4.13.

принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции; 4.14.

вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами; 4.15. требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину; 4.16. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу; 4.17.

работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна». V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь-референт несет ответственность за: 5.1.

своевременность передачи адресатам входящей информации; 5.2. своевременность отправки исходящей корреспонденции; 5.3. качество документов, представляемых на подпись руководству Общества; 5.4.

небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов; 5.5.

несвоевременную передачу информации Генеральному директору; 5.6. сохранность исходящей, входящей и внутренней документации; 5.7.

разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы; 5.8. сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций; 5.9.

нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту; 5.10. невыполнение требований настоящей инструкции.

VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ 6.1.

с Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности; 6.2. с Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем; 6.3.

со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления. VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 7.1. Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.

VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ 8.1.

Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях: — изменения структуры Общества; — изменение технологии документационного обеспечения; — изменения функций Секретаря-референта. Вид документа: Рубрика: Оцените публикацию +1 0 -1

Организация работы референта руководителя

В настоящее время для административного сектора характерно широкое разнообразие позиций.

Спрос неуклонно растет на такие должности, как секретарь, офис-менеджер, секретарь приемной, секретарь руководителя, ассистент отдела (руководителя), помощник руководителя, делопроизводитель, референт руководителя и т. п. Следует отметить, что позиции административного профиля востребованы при любых обстоятельствах, при любых изменениях внешней среды: компании и руководителям всегда нужны грамотные и квалифицированные помощники и ассистенты.

Позиция персонального ассистента и помощника, равно как и личного секретаря руководителя, пользуется сегодня чрезвычайной популярностью. Российский рынок труда полон предложений на замещение административных позиций различного уровня: начиная от секретаря руководителя отдела и заканчивая советником или Personal Assistant (PA) главы компании. Наряду с традиционными вакансиями секретаря руководителя и помощника сейчас востребованной является должность референта руководителя, которая имеет ряд принципиальных отличий от других административных позиций.

Разнообразие должностей административного сектора Секретарь руководителя преимущественно занимается вопросами документационного и бездокументного обеспечения деятельности руководителя. В его обязанности входит секретарское обслуживание, прием гостей, регистрация корреспонденции, контроль исполнения документов и поручений, административная поддержка руководителя. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих содержит исчерпывающий перечень требований к этой должности.

Помощник руководителя – его правая рука. Эту позицию занимает человек, способный аккумулировать множество задач одновременно и принимать по ним быстрые решения. Помощник (ассистент) успевает там, где не успевает его руководитель.

Следует отметить, что в Едином справочнике нет упоминания об этой позиции. С одной стороны, это объясняется схожестью обязанностей помощника и секретаря руководителя и как следствие затруднениями в разграничении этих должностей, с другой — Справочник носит рекомендательный характер, и поэтому перечень имеющихся там должностей далеко не полный и подлежит постоянной актуализации. На фоне широкого разнообразия должностей административно-вспомогательного профиля выделяется позиция референта руководителя.

Если с характеристикой секретаря руководителя, ассистента, помощника не возникает никаких затруднений — в настоящее время выработался набор определенных компетенций, которыми должен обладать соискатель на указанные должности, то позиция референта руководителя пока остается трудной для описания.

Стоит обратить внимание на то, что один из разделов Единого квалификационного справочника (Квалификационные характеристики должностей работников организаций атомной энергетики) выделяет эту должность и относит к категории специалистов.

Однако, несмотря на нормативное закрепление позиции референта в Квалификационном справочнике, эта должность только начинает завоевывать популярность на российском рынке административного персонала. Референт – качественно иной уровень сотрудника, обеспечивающего деятельность руководителя.

Определенный набор требований к этой позиции оформился не окончательно, поэтому профессия находится в процессе становления. Часто референта называют также бизнес-ассистентом. То есть лицо, замещающее эту должность, должно быть компетентно в таких областях, как администрирование, управление персоналом, бюджетирование, корпоративное право.

Если личный помощник (персональный ассистент) работает непосредственно со своим руководителем, то в обязанности референта входит выстраивание эффективных взаимоотношений между подразделениями организации, грамотное распределение ресурсов, результативное выстраивание рабочего процесса и т. п. Должностная инструкция референта Как и для других должностей, для референта должностная инструкция является основным документом, регулирующим его обязанности и полномочия, устанавливающим права и ответственность.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+